Ik werk altijd graag vooruit. Mijn contentplanning is op orde en maandelijks blog ik over één bepaald onderwerp. In april was het nieuwe thema voor mijn blogserie: “Geef je doelgroep een gezicht”. Maar onder deze bijzondere omstandigheden neem ik een andere beslissing. Ik pas mijn content aan in de hoop dat ik andere organisaties kan helpen. In het staartje van maart en in april deel ik tips en tricks op het gebied van crisiscommunicatie.  

Crisiscommunicatie

De afgelopen week hebben we er allemaal mee te maken gehad, crisiscommunicatie. Of het nu informatie betrof van je eigen werkgever, de school van je kinderen, het verzorgingshuis van je oma of de toespraak van de minister president. Dat maakt niet uit. Al deze organisaties en instanties hebben in een enorme snelheid en met een enorme druk oplossingen met elkaar moeten verzinnen en deze ook nog helder moeten communiceren naar de betrokkenen.  

Crisisteam, de basis

De basis voor elke crisis is een crisisteam. Dit team is een vaste groep mensen met diverse expertises. Maak deze groep niet te groot. Het is ook de groep die gemachtigd is om (grote) beslissingen te nemen, want in tijden van crisis is daadkracht en snelheid essentieel.  

Rol van communicatie in het crisisteam

Communicatie heeft een essentiële rol in het crisisteam. Kies bij voorkeur voor een stabiele senior communicatieadviseur die de rust bewaart en oog heeft voor wat er speelt in de maatschappij. Een dergelijke adviseur heeft namelijk twee belangrijke rollen. In de eerste plaats moet de communicatieadviseur de besluiten van het crisisteam op de juiste wijze communiceren. Maar wat eigenlijk nog veel belangrijker is, is dat de communicatieadviseur ervoor moet zorgen dat de juiste snaar wordt geraakt, maar ook dat de schade aan het imago beperkt blijft. Natuurlijk hoeft de senior communicatieadviseur dit niet alleen te doen. In de uitwerking kan er samengewerkt worden met andere (communicatie)medewerkers. 

Crisisplan

In tijden van crisis is structuur zeer belangrijk. Vergader kort en effectief, maak werkafspraken en spreek ook concreet af wanneer je weer bij elkaar komt. Wees helder in de verwachtingen naar elkaar. Dit zijn zaken die je allemaal vooraf met elkaar kunt bedenken en regelen. Wellicht hebben de ontwikkelingen van het Corona virus je overvallen en was je nog niet zo ver met je crisisplan. Bedenk dan nu goed waar je van hebt geleerd de afgelopen week en hoe je dit in het vervolg anders zou aanpakken. Cruciaal als je later wel aan de slag gaat met een helder crisisplan.  

Stand-in

We zijn nu een goede week onderweg. Probeer ook na te denken of je voor elke rol een (tijdelijke) vervanger kunt bedenken. Je weet nooit hoe het loopt en ook niet wie er van vermoeidheid moet afhaken. Nadenken over een vervanger kan zeker geen kwaad.