Vertaal draagvlak naar een communicatiestrategie

Vertaal draagvlak naar een communicatiestrategie

Nu we alle belangrijkste partners op een rij hebben, willen we deze natuurlijk bij het plan betrekken. Je creëert draagvlak door de partners goed te informeren en voor te bereiden over je plan. Dit doe je natuurlijk niet lukraak, maar vertaal naar je een communicatiestrategie.

Hoe ga je de belangrijkste partners betrekken?

Het is belangrijk dat de lijst met partners die je eerder in kaart hebt gebracht, tijdig geïnformeerd worden. Door dit vroeg te doen, geef je ze de tijd om bijvoorbeeld aan een idee te wennen of zich voor te bereiden op een eventuele verandering. Hoe langer je hiermee wacht, hoe meer personen zich ‘overvallen’ voelen door het nieuws. En daarmee creëer je geen draagvlak, maar juist weerstand.

Ontwikkel een communicatiestrategie en denk na welke communicatiemiddelen daarbij passen. Soms kan dat via een e-mailbericht, maar vaak is er intensievere communicatie nodig. Doe dit niet één keer. Hou je partners regelmatig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Is er ruimte om actief mee te denken?

Als je de partners laat participeren in het veranderproces, is de kans op het creëren van draagvlak veel groter dan wanneer je alleen informatie communiceert. Plan bijvoorbeeld eens een brainstormsessie met een groepje belangrijke partners. Zo voelen mensen zich niet alleen betrokken, maar worden ze enthousiast gemaakt voor je plan. En is het niet meer alleen jouw plan, maar een plan van iedereen. Steek daarom de koppen bij elkaar!

Denk in oplossingen

Als je plan veel veranderingen met zich meebrengt, kun je veel weerstand verwachten. Mensen houden  niet van verandering. Zorg ervoor dat je van tevoren goed hebt nagedacht over het ‘waarom’ van je plan. Laat duidelijk en helder zien waarom verandering noodzakelijk is. En denk hierbij zoveel mogelijk in oplossingen.

Door de juiste partners zo vroeg mogelijk aan te haken heb je hierdoor ook veel kennis in huis om eventuele problemen alvast te tackelen. Maak gebruik van de kennis in je groep. En ook hier voelen partners zich echt gehoord en denken dan graag met je mee.

Niet alleen de feedback de interne spelers is belangrijk, ook andere betrokkenen kunnen je vaak waardevolle tips en adviezen geven.

Draagvlak creëren, de valkuilen

Het is echt een uitdaging om draagvlak te creëren. Hieronder een paar geheugensteuntjes die je hierbij kunnen helpen:

  • Ga niet te snel. We zijn allemaal enthousiast als het om een nieuw plan gaat. Maar jij kunt wel zover zijn en het managementteam ook, maar de andere spelers zijn nog niet zover. Geef ze voldoende tijd en informatie om aan het plan te wennen. Zorg dat het niet rauw op hun dak valt.
  • Wees niet te zakelijk. Geef ruimte voor emotie. Kijk niet alleen naar de cijfers, maar zet de mens centraal. Kijk naar de mensen achter de organisaties en begrijp wat er in ze omgaat. Dat kun je alleen weten door het gesprek aan te gaan.

Als het je is gelukt om draagvlak te creëren voor je plan, kun je het ook echt gaan uitvoeren. Want het is een stuk gemakkelijker om het uit te voeren als je iedereen aan boord hebt.

Vergeet ook niet om tussentijds te monitoren of het allemaal wel volgens plan gaat. En achteraf? Wat zijn de leermomenten? En wat wil je de volgende keer anders aanpakken? Zijn er nog partijen die op de hoogte gehouden moeten worden? Ik wil hier in mijn volgende blog wat dieper op ingaan.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.  

partners draagvlak

Speciale aandacht voor je partners, breng ze in kaart

Het creëren van draagvlak is belangrijk. Je hebt binnen (en buiten) een organisatie altijd te maken met verschillende partners. Elke partner met zijn eigen (grond)houding, uitgangspunten en overtuigingen. Daarom is het belangrijk om vooraf een leidraad vast te leggen. Maar hoe pak je dit nu aan?  

Jouw vraagstuk en doel zijn het vertrekpunt 

Wat wil je precies aanpakken of veranderen? Wat is het uiteindelijke doel? Formuleer zo duidelijk en helder mogelijk het antwoord op deze twee vragen:  

  • Wat is het probleem dat je wilt oplossen? 
  • Wat moet er na afronding veranderd zijn? 

Deze uitwerking heb je nodig voor je volgende (belangrijke) stap. Namelijk, breng jouw partners echt in kaart.  

Wie zijn de partners? 

Partners zijn mensen of organisaties die je tegenkomt in dit proces. Het is belangrijk om deze groepen heel helder in kaart te brengen. Ik doe dit zelf altijd in een groep betrokkenen. In een sessie van maximaal twee uur geef ik jou het inzicht. Daarbij heb ik aandacht voor:  

  • Met welke mensen en organisaties heb je te maken?  
  • Wat is de grondhouding per persoon of organisatie? In de grondhouding beschrijf je hoe de persoon of organisatie staat tegenover het vraagstuk.  
  • Welke uitgangspunten deel je of welke kansen zie je in de communicatie?  
  • Welke ‘pijn’ punten kun je vooraf al inschatten waar je in je communicatie iets mee moet?  

De uitwerking kun je letterlijk in beeld brengen. Op één heldere pagina heb je direct overzicht. Je weet met wie je rekening moet houden, waar je kansen liggen, maar ook waar er nog werk aan de winkel is.  

Als je dit allemaal in kaart hebt gebracht wil je dit natuurlijk vertalen naar een communicatiestrategie. In een volgende blog wil ik hier wat dieper op ingaan.  

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.  

Draagvlak. Wat is dit nu eigenlijk? 

Draagvlak wat betekent dit nu eigenlijk? En waarom is ‘draagvlak creëren’ zo belangrijk? 

Je presenteert een nieuwe aanpak aan de directie. Je krijgt een unanieme ‘ja’ en verlaat enthousiast de vergadering. Mooi, we kunnen aan de slag! Is dit draagvlak Euuh nee, want jij (en de directie) kunnen wel enthousiast zijn, maar dat hoeft niet voor de rest van je team of organisatie zo te zijn.  

De juiste houding bereiken 

In alles wat ik doe vind ik het belangrijk dat de mens centraal staat. Betrokkenheid bij je plannen zorgt voor het beste resultaat. Het gedrag van mensen verandert alleen als zij de aanleiding ook echt zelf voelen. Sluit met communicatie aan op de wereld van jouw collega’s. Waar komen zij elke morgen hun bed voor uit?  

Zorg ervoor dat je de belangrijkste spelers die onderdeel uitmaken van je plan eerst in kaart brengt. En betrek deze spelers ook écht. Als mensen zich persoonlijk betrokken voelen kunnen ze een ambassadeur worden van je plan.  

Kijk breed 

Kijk verder dan je neus (of team) lang is en zorg dat je de juiste mensen in de juiste houding weet mee te krijgen. Breng goed in kaart hoe je persoonlijke betrokkenheid kan koppelen aan heldere doelen en actieplannen. Kent iedereen de inhoud en wat ze moeten doen of juist laten? Geen mooie praatjes, maar creëer duidelijkheid, want zonder draagvlak zou jouw aanpak nog weleens in de prullenbak kunnen belanden.  

Maar hoe pak je dit nou aan? In een volgende blog wil ik hier wat dieper op ingaan.  

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.  

 

 

media relaties persbeleid

Actief persbeleid – investeer in je relaties met de media

In de afgelopen blogs heb ik je laten zien hoe essentieel een persbeleid is voor een organisatie. Tijdens een crisissituatie, maar juist ook in goede tijden. Wat kun je doen om een goede relatie met de media te ontwikkelen?

Neem het initiatief

Neem als organisatie zelf het initiatief richting de media. Om te zorgen voor het juiste effect, maar ook voor je eigen geloofwaardigheid is het belangrijk om te kiezen voor een structurele benadering. Gewoon een paar keer per jaar lukraak een persbericht sturen gaat niet werken. Kwaliteit is daarbij belangrijker dan kwantiteit. Ga echt een relatie aan. Hierdoor krijgen ze een serieuzer beeld van jouw organisatie, blijf je ‘hangen’ en staan ze open voor jouw reactie tijdens een crisis.

Persrelatie opbouwen

Breng het medialandschap voor jouw organisatie goed in kaart. Zowel lokaal, regionaal als landelijk. Denk niet alleen aan de schrijvende media, maar richt je pijlen ook op radio, tv en natuurlijk niet te vergeten internet en social media. Werk deze lijst met regelmaat bij.

Bepaal de vijf belangrijkste kanalen voor jouw organisatie. Wie heeft het meeste invloed op jouw doelgroep? Wie benadert jouw organisatie nu al regelmatig voor een reactie? Enzovoorts. Met deze vijf kanalen (mogen er ook drie zijn) ga je een echte persrelatie opbouwen. Dat betekent dat je kennis gaat maken met de journalist, dat je de journalist regelmatig bijpraat, een kijkje geeft achter de schermen of als eerste een primeur gunt.

Persbericht

Wil je een persbericht versturen? Bedenk dan vooraf heel goed wat de nieuwswaarde is voor de lezer. Het is simpel: geen nieuwswaarde, geen plaatsing. Bekijk ook bij welke media kanalen je de grootste kans van slagen hebt.

Daarbij is het volgende handig:

  • Start altijd met: de 5 W’s+H (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe);
  • Benoem zowel in je kop als in je intro direct de nieuwswaarde;
  • Bedenk altijd “Whats in it for me?” vanuit de lezer;
  • Maak een koppeling naar je eigen missie;
  • Wees kort, concreet;
  • Pas op met afkortingen en jargon.

Benut de rustige momenten binnen jouw organisatie om aan die persrelaties te werken. Het vergt wat tijd, is niet direct meetbaar, maar je plukt er op de lange termijn absoluut de vruchten van. Niet alleen voor het plaatsen van het goede nieuws, maar juist ook in tijden van een crisis.

Alle blogs van januari over een ‘actief persbeleid’ nog eens teruglezen?

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Media directeur bestuur

“Ik wil graag de directeur zelf spreken”

Ook als directeur of bestuurder is het belangrijk om regelmatig je gezicht te laten zien. Het straalt autoriteit uit en zeker in een crisissituatie betekent het woord van een directeur veel meer. En is een praatje van de communicatieadviseur niet afdoende. Vragen beantwoorden van journalisten is dus een belangrijk onderdeel van jouw werk als bestuurder of directeur. Sterker nog, iedereen kijkt naar jou als een journalist in jullie organisatie is geïnteresseerd.

Goed voorbereid

Je kunt je als directeur afvragen: ‘Ben ik nog wel scherp als een cameraploeg mij overvalt?’ ‘Hou ik onder extreme druk nog steeds de controle over het interview?’ Mijn overtuiging is dat je leert door te ervaren. Oefen daarom veel. Ga aan de slag met een mediatrainer of met de communicatieadviseur met (fictieve) cases uit de praktijk. Kijk ook naar waar je al goed in bent en werk aan je valkuilen.

  • Ben je bijvoorbeeld een ‘flapuit’? Zorg dan dat je een goede richtlijnen hebt en hou je hier ook aan.
  • Nerveus voor een camera? Ga thuis eens oefenen met het maken van video’s. Die hoeven niet meteen op YouTube, maar presenteer ze eens aan je communicatieadviseur en vraag om feedback.
  • Klap je dicht? Bereid je goed voor. Lees artikelen van de journalist, zodat je een beetje weet wat je kunt verwachten. Verdiep je in het radioprogramma, podcast of tv-programma waar je voor uitgenodigd bent
  • Niet zeker van je zaak? Kom er dan later op terug. Overleg met je communicatieadviseur. Zeg geen dingen om ‘maar iets te zeggen’. Je kunt het namelijk niet meer terugnemen.

Vervolgstappen

Vaak is een interview de start van heel wat media-aandacht. Zeker in een situatie code oranje of rood. Plan daarom een vergadering na het interview. Geef in de vergadering aandacht aan de volgende punten:

  • Inventariseer welke vragen er nog kunnen volgen vanuit de media
  • Noteer wat je antwoord op deze vragen is
  • Wie moet er nog meer betrokken of geïnformeerd worden bij deze vragen? Denk bijvoorbeeld aan samenwerkingspartners.
  • Denk ook aan de timing. Wie moet je in welke volgorde informeren
  • Maak een gezamenlijke centrale boodschap
  • Zorg dat iedereen van deze boodschap op de hoogte is

In een volgend blog wil ik je graag vertellen waarom het belangrijk is om zelf contact met de media op te zoeken.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Media – neem je organisatie mee

Media – neem je organisatie mee

Grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Maak in jouw organisatie goede afspraken wie de media te woord staat, wat je zegt en hoe je dit aanpakt. Zo voorkom je onhandige uitspraken of onhandige situaties. Maar hoe pak je dit nu aan?

Aandacht voor de interne communicatie

De media is extern, maar vergeet ook de interne communicatie niet. Is jouw organisatie op de hoogte van het persbeleid? Maak duidelijk wat collega’s kunnen verwachten.

  • Maak het bespreekbaar in je organisatie en zet het met enige regelmaat op de agenda.
  • Deel het op intranet en zorg dat het voor iedereen helder is. Check dit ook.

Zorg ervoor dat collega’s die met de pers praten getraind zijn. Investeer in een mediatraining.  Niets is zo storend als een zenuwachtige spreker die voor de camera moet vertellen over een belangrijke issue of erger nog… wegloopt omdat hij niet goed voorbereid is.

Vergeet ook niet om de visie rondom het onderwerp intern te delen nadat de media de organisatie heeft benaderd. Plaats bijvoorbeeld een bericht op het intranet met een statement vanuit het bestuur of directie. Zo weet iedereen hoe de organisatie over een bepaald onderwerp denkt. Je kunt dit het beste doen bij code oranje.

Wat te doen in een crisissituatie?

In een crisissituatie (een code rood) zijn er complexe vraagstukken, gevoelige kwesties en items die groots (kunnen) worden opgepakt door de media. In dit soort situaties is het noodzakelijk om rustig te blijven. Overspannen reacties, mensen de deur wijzen en handen op de camera werken alleen maar averechts. Hoe boos je ook bent, probeer zo rustig en redelijk mogelijk te reageren. In dergelijke situaties is teamwerk cruciaal.

Ook hier kun je je dus op voorbereiden. Maak hier duidelijke afspraken over.

  • Wie moet wat weten?
  • Op welke wijze en timing?
  • Weet de receptie wat zij moeten doen als er een cameraploeg binnen staat? Of naar wie ze een belangrijke media-vraag moeten doorzetten?
  • Zorg daarom voor een goed script, waar alle belangrijke verantwoordelijke personen instaan met hun contactgegevens.

In een volgend blog geef ik je graag meer uitleg over waarom het zo belangrijk is om het bestuur het woord te laten voeren.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

media

Help, de media belt!

Als bestuurder of manager krijg je er vaak mee te maken, de media. Bij plotselinge media-aandacht kan een organisatie nog weleens in de paniek schieten of boos reageren. Want we weten allemaal dat de media een organisatie kan maken of breken. Het is daarom verstandig je van tevoren goed voor te bereiden.

“En nu?”

Deze vraag krijg ik regelmatig. En terecht. Ik adviseer altijd om een actief persbeleid op te stellen. Op deze manier manage je positieve (en negatieve) aandacht in de media. Zo heb je grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Je kunt je helaas nog zo goed voorbereiden, er kan altijd een issue ontstaan waar je van tevoren geen rekening mee hebt gehouden. Zorg er daarom voor dat een persbeleid ‘leidend’ is en niet ‘lijdend’.

Werken met verschillende scenario’s

Om je goed voor te bereiden op vragen van de media, is het verstandig om te werken met verschillende scenario’s. Wat gebeurt er als…? En wie is dan verantwoordelijk? Het werken met scenario’s is prettig voor de duidelijkheid binnen de organisatie. Iedereen weet wat er wordt verwacht.

Niet iedere vraag vanuit de media heeft echter dezelfde impact. Soms kan het een vrij eenvoudige vraag zijn, waarvan je het antwoord al hebt klaarliggen. Of waarvoor je alleen een persmap hoeft op te sturen. Maar soms staat de boel (soms letterlijk) in brand en dan kies je voor een andere media-aanpak.

Ik verdeel de scenario’s als volgt:

  • Code groen: kleine media vraag
  • Code oranje: gemiddelde media vraag/case
  • Code rood: media issue/crisis
  • Code goud: zelf media benaderen

Bij code groen en oranje kun je je heel goed van tevoren voorbereiden. Zorg ervoor dat men binnen de organisatie weet wie deze vragen beantwoordt. Maar denk ook na wat de stappen zijn als de pers begint met een kleine vraag, maar deze later in het traject een groter vraagstuk onder de aandacht brengt. Wat doe dan?

Zie het werken met scenario’s dus als een leidraad, maar houd voldoende ruimte over voor maatwerk mocht dat noodzakelijk zijn. In een volgend blog geef ik je graag meer tips hoe je deze scenario’s goed kunt inzetten en hoe je intern de juiste afspraken en taakverdeling maakt.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

1e jaar LOU communicatie

Jaarverslag – Eerste jaar LOU communicatie

Yes I did it! Het eerste jaar als ondernemer.

In het eerste jaar heb ik heel veel nieuwe mensen mogen leren kennen. Veel mooie projecten en organisaties mogen begeleiden, veel gezien en geleerd. In 2020 ga ik er weer voor de volle 100% voor, maar soms is het ook mooi om even terug te kijken.

Ben je ook nieuwsgierig wat ik in hoofdlijnen heb gedaan?
Lees hier het jaarverslag LOU communicatie 2019.

Hulp nodig bij duidelijke taal?

In november heb ik je laten proeven aan “duidelijke taal”. De juiste woorden kunnen niet alleen zorgen voor meer duidelijkheid, maar hebben ook een positief effect op de emotie van de ontvanger. Ook als je een negatieve boodschap te vertellen hebt. En stel je voor wat voor effect het heeft als de boodschap direct duidelijk is en je minder telefoontjes ontvangt of nog erger een brief na moet sturen met nadere uitleg.

LOU communicatie
Om je op weg te helpen hierbij een aantal ‘rollen’ waar je mij voor kunt vragen:

  • De Schrijfcoach:
    Jij maakt de teksten en ik sta aan de zijkant met spandoeken en zorg voor opbouwende feedback, zodat we samen een echte kwaliteitsslag maken.
  • De Trainer:
    Je wilt het zelf doen, maar hebt een training nodig. Ik zorg voor een training die past als een jas. Want, hoe schrijf je nou slim voor je doelgroep?
  • De Herkauwer:
    Je hebt al teksten, maar je wilt deze graag herschrijven. Ik pak dit graag voor je op en kom met een aangepast voorstel.
  • De Aanpakker:
    Je hebt een vraagstuk en je wilt graag een goede tekst op papier.

Tot slot
Heb je hulp nodig? Twijfel niet, stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Geen thema in december:
Maandelijks blog ik over één bepaald thema. Elke maand behalve in augustus en december. Ik vind het belangrijk om 2 x in het jaar een beetje ‘afstand’ te nemen, extra tijd te besteden aan mijn gezin en nieuwe ideeën op te doen. Ik wens iedereen een prachtige kerstperiode toe en een mooi 2020.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Slotfase – doelgroep centraal

Dit is de slotfase voor de nieuwe tekst. Een tekst die helemaal past bij jouw doelgroep. Wil je de andere fasen terug lezen? Klik dan hier: blog 1 | blog 2 | blog 3.

Heb jij weleens gedacht aan een klantpanel?

De tekst staat op papier. Mijn advies is om regelmatig direct jouw teksten te laten toetsen bij de doelgroep. Werk je met patiënten, ouders, leerlingen, bewoners of inwoners? Zorg dat je een klantpanel hebt waar je met enige regelmaat jouw communicatiemiddelen aan kunt voorleggen. Ik beloof je dat je een schat van informatie krijgt. Op basis van deze input kun je de teksten nog klantvriendelijker maken.

Tot slot, wat doe ik met de originele versie?

Ik begon deze serie met een document wat voor mijn neus lag. Zoals je kunt lezen heb ik dit document niet letterlijk vertaald naar een ‘publieksversie’. Tijdens het schrijfproces heb ik er echt nog wel naar gekeken, gecontroleerd of ik geen essentiële informatie vergat, maar een letterlijke één op één vertaling is meestal niet voldoende om je doelgroep echt te raken. Het originele document zie ik als een naslagwerk. De informatiebehoefte van de doelgroep, het doel van het stuk en de emotie van de ontvanger staan veel meer centraal. Ondanks dat het geen directe vertaling is leert de ervaring dat de ontvanger veel beter de belangrijkste boodschap ontvangt en dat … is de essentie waarom je aan deze schrijfopdracht bent begonnen.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?”