In de vorige blog heb ik je laten zien welke voorbereidingen je moet treffen voordat je een online event gaat organiseren, zoals het maken van een draaiboek. Het is goed om je daarbij te realiseren; een event draait niet om zenden, maar om interactie. Het gesprek met elkaar aangaan, ideeën met elkaar uitwisselen of gewoon netwerken. Online kan persoonlijk contact nooit vervangen, maar er zijn wel slimme manieren om meer interactie te brengen in je programma. Neem deze momenten ook op in je draaiboek, het is een essentieel onderdeel.

Periode voor event

Zorg ervoor dat de communicatietraject voor het event goed is ingezet. Je wilt de juiste doelgroep aanspreken, zichtbaar zijn op de beste momenten en alvast werken aan verwachtingsmanagement. Laat duidelijk zien wat mensen van jouw programma kunnen verwachten. Je kunt vooraf ook al werken aan interactie door een opdracht te geven of een give-away te geven zoals een ‘borrelpakket’.

Net voor de start van het event

Het is belangrijk dat mensen al een welkom gevoel hebben voor het event. Ondanks dat we al ruim een jaar digitaal werken vinden sommige mensen het nog steeds een beetje spannend. Zorg dat mensen duidelijke inloginstructies ontvangen en attendeer ze hier nogmaals een half uur voor het event op. Als het lukt is het mooi om mensen de kans te geven om eerder in te loggen. Sommige mensen vinden het prettig om vooraf te weten hoe de online omgeving eruit ziet. Twintig minuten voor de start ‘de ruimte’ openstellen is prima. Zorg voor een passende huisstijl, achtergrond muziekje en zet eventueel je moderator al aan het werk in de chat. De moderator kan mensen welkom heten en eventuele technische vragen voor de start oplossen. Zo kan je event al rustig starten en zorg je bij binnenkomst al voor het eerste interactiemoment.

Tijdens het event

Zorg dat er in je draaiboek een goede balans zit tussen luisteren, doen en zien. Maak je event ook niet onnodig lang. De aandacht van mensen online is over het algemeen (nog) korter dan in het ‘echte’ leven. Persoonlijk heb ik een voorkeur voor één uur, maar een echt goed inhoudelijk event kun je oprekken naar 1,5 tot maximaal 2 uur.

Net als bij een ‘echt’ event is het slim om te starten met een opwarmer. Je kunt het beste mensen gelijk (na een korte introductie) aan het werk zetten. Ze voelen dan dat ze moeten opletten en worden gelijk meegenomen in jouw verhaal. Je kunt de interactie zo groot en zo klein maken als je zelf wilt. Hierbij een aantal voorbeelden die mij persoonlijk erg aanspreken:

• Een korte poll met inhoudelijke en grappige vragen.
• Start een korte (pub)quiz.
• Zet whatsapp in en begin met een foto opdracht.
• Leg de spelregels uit van ‘woord bingo’… deelnemers moeten tijdens het event woorden afstrepen die worden gezegd en de winnaar krijgt een prijs.
• Etc.

Ook als je wilt dat deelnemers kennismaken met elkaar zijn er diverse mogelijkheden die je kunt inzetten. Je kunt bijvoorbeeld werken met een ‘chatroulette’ waarbij deelnemers gekoppeld worden aan elkaar voor een kort gesprek. Maar je kunt ook denken aan een opdracht vooraf waarin deelnemers zich kort voorstellen via een vlog of een andere creatieve uitwerking. Natuurlijk kun je ook in de sessie uit elkaar gaan in ‘kleinere groepjes’ waarin het kennismaken een belangrijke opdracht kan zijn.

Het event is afgelopen…

Blijf ook dan in contact met je deelnemers. Je kunt dat op diverse manieren vormgeven. Stuur bijvoorbeeld iets na, wat past binnen je event. Vraag terugkoppeling, hoe hebben deelnemers het event ervaren of welk onderwerp zou voor een volgende keer aantrekkelijk kunnen zijn? Je kunt ook denken aan het nasturen van hand-outs of een grappig filmpje waar je al naar hebt gerefereerd tijdens het event.