Crisisteam is de basis

Crisisteam is de basis  

Ik werk altijd graag vooruit. Mijn contentplanning is op orde en maandelijks blog ik over één bepaald onderwerp. In april was het nieuwe thema voor mijn blogserie: “Geef je doelgroep een gezicht”. Maar onder deze bijzondere omstandigheden neem ik een andere beslissing. Ik pas mijn content aan in de hoop dat ik andere organisaties kan helpen. In het staartje van maart en in april deel ik tips en tricks op het gebied van crisiscommunicatie 

Crisiscommunicatie

De afgelopen week hebben we er allemaal mee te maken gehad, crisiscommunicatie. Of het nu informatie betrof van je eigen werkgever, de school van je kinderen, het verzorgingshuis van je oma of de toespraak van de minister president. Dat maakt niet uit. Al deze organisaties en instanties hebben in een enorme snelheid en met een enorme druk oplossingen met elkaar moeten verzinnen en deze ook nog helder moeten communiceren naar de betrokkenen.  

Crisisteam, de basis

De basis voor elke crisis is een crisisteam. Dit team is een vaste groep mensen met diverse expertises. Maak deze groep niet te groot. Het is ook de groep die gemachtigd is om (grote) beslissingen te nemen, want in tijden van crisis is daadkracht en snelheid essentieel.  

Rol van communicatie in het crisisteam

Communicatie heeft een essentiële rol in het crisisteam. Kies bij voorkeur voor een stabiele senior communicatieadviseur die de rust bewaart en oog heeft voor wat er speelt in de maatschappij. Een dergelijke adviseur heeft namelijk twee belangrijke rollen. In de eerste plaats moet de communicatieadviseur de besluiten van het crisisteam op de juiste wijze communiceren. Maar wat eigenlijk nog veel belangrijker is, is dat de communicatieadviseur ervoor moet zorgen dat de juiste snaar wordt geraakt, maar ook dat de schade aan het imago beperkt blijft. Natuurlijk hoeft de senior communicatieadviseur dit niet alleen te doen. In de uitwerking kan er samengewerkt worden met andere (communicatie)medewerkers. 

Crisisplan

In tijden van crisis is structuur zeer belangrijk. Vergader kort en effectief, maak werkafspraken en spreek ook concreet af wanneer je weer bij elkaar komt. Wees helder in de verwachtingen naar elkaar. Dit zijn zaken die je allemaal vooraf met elkaar kunt bedenken en regelen. Wellicht hebben de ontwikkelingen van het Corona virus je overvallen en was je nog niet zo ver met je crisisplan. Bedenk dan nu goed waar je van hebt geleerd de afgelopen week en hoe je dit in het vervolg anders zou aanpakken. Cruciaal als je later wel aan de slag gaat met een helder crisisplan.  

Stand-in

We zijn nu een goede week onderweg. Probeer ook na te denken of je voor elke rol een (tijdelijke) vervanger kunt bedenken. Je weet nooit hoe het loopt en ook niet wie er van vermoeidheid moet afhaken. Nadenken over een vervanger kan zeker geen kwaad 

Vergeet de cijfers niet …

Mijn vader wist het al bij zijn eigen doe-het-zelf projecten “meten is weten”.
Het mooie van een website, is dat je dit ook heel gericht kunt doen. Je kunt precies zien hoe jouw gebruikers zich gedragen op jouw website.

Dit zijn handige cijfers:

  • Waar komen gebruikers vandaan?
  • Komen zie binnen via bepaalde social media kanalen? Of juist niet?
  • Bekijken ze jouw website op een PC of toch liever op een smartphone?
  • Hoe lang zijn ze op jouw website?
  • Komen ze terug of is het eenmalig?
  • Zijn er pagina’s op jouw website die niet of nauwelijks worden bezocht?
  • Welke zoekwoorden gebruikt jouw bezoeker?
  • Hoeveel bezoekers krijg jij überhaupt op je website?

Kun je geen antwoord geven op deze vragen? Dan is het tijd om eens kritisch te kijken naar jouw statistieken. Deze zeggen namelijk precies wat jouw volgende stap moet zijn. Want een website is echt nooit af en blijft altijd in ontwikkeling. Je communiceert niet voor het ‘communiceren’ je wilt de juiste mensen zien te raken. En of dat lukt? Dat kun je dus gemakkelijk zien.

Tot slot

Wil je meer weten over dit onderwerp?  Twijfel niet een stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Lees ook de andere blogs terug die horen bij dit thema:

 

Wanneer was jouw laatste schoonmaakactie?

Wanneer was jouw laatste schoonmaakactie?

Ken je dat, verouderde informatie op een website? Het is belangrijk om regelmatig met een ‘bezem’ door je website heen te gaan. Maak hier ook echt tijd voor in je agenda, want dit is een taak die je snel vooruit schuift.

Waarom is het dan toch belangrijk?
In de eerste plaats wil je niet de indruk wekken dat je achter de feiten aanloopt en dat jouw informatie onbetrouwbaar is. Daarnaast is het ook handig voor jouw resultaten op Google. Pagina’s waar veranderingen op plaatsvinden (bijvoorbeeld een aangepaste tekst) stijgen weer in de ranking. Pagina’s die al maanden ‘dood zijn’ eindigen lager op de lijst.

Hoe vaak moet je aan de slag?
Dat hangt af van de grote van jouw website en jouw organisatie. Maar elk kwartaal zou een heel mooi streven kunnen zijn.

Betrek de organisatie
Wil je meer diversiteit? Betrek je organisatie bij het generen van nieuwe content. Laat verschillende verhalen horen en geef collega’s de ruimte om te komen met nieuwe ideeën.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema.
In oktober 2019 is het thema: “verbeteren van je website”.

Hoe zichtbaar ben jij op Google?

In de twee vorige twee items: “Wat haal jij uit je website?” en “Website – geschikt voor al jouw doelgroepen” stond ik erg stil bij de basis. In deze blog kijken we op een andere wijze naar jouw website, namelijk de achterkant en weet je…. die is minstens net zo belangrijk.

SEO
Staat voor “Search Engine Optimization” of in gewoon Nederlands “Zoekmachine optimalisatie”. Met andere woorden, hoe is jouw organisatie en de informatie op jouw website zichtbaar op zoekmachines zoals Google? Je kunt hier zelf een grote rol in spelen.

Wat ik vaak zie binnen organisaties: veel aandacht voor de buitenzijde van de website. De look-and-feel, de teksten zijn tip-top, maar weinig aandacht voor de ‘achterzijde’ van de website. Soms is de SEO niet eens gevuld of niet op een slimme wijze. Het gevolg, jouw website is zeer slecht vindbaar.

Slimme tips
Daarom een paar slimme tips om je SEO te optimaliseren:

  • Schrijf vanuit de klant en niet vanuit de organisatie
  • Gebruik een belangrijk zoekwoord in je omschrijving met enige regelmaat (2 – 4 %)
  • Noem de locatie/regio van jouw organisatie regelmatig
  • Schrijf actief
  • Alle pagina’s moeten unieke title tags (titel) en meta descriptions (omschrijving) hebben.
  • Begin de titel met een belangrijk keyword (zoekwoord) dat relevant is voor de pagina.
  • Voeg voldoende nieuwe items (nieuws) toe om relevant te blijven.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema.
In oktober 2019 is het thema: “verbeteren van je website”.

Website – geschikt voor al jouw doelgroepen

In de vorige blog “Wat haal jij uit je website?” stelde ik twee vragen? Wat is jouw doel met de website? En wie zijn jouw doelgroepen? Ik gaf in deze blog ook aan dat het lastig is om op één website meerdere doelgroepen te informeren. Lastig, maar niet onmogelijk.

Daarom zijn meerdere doelgroepen lastig

Jouw verschillende doelgroepen hebben verschillende informatiebehoeftes en vooral een andere emotie. Neem bijvoorbeeld het onderwijs. Ouders die een school zoeken voor hun eerste dreumes zitten in een andere emotie dan een leerkracht die een baan zoekt in zijn eigen regio. Voel je? Ze zoeken niet alleen andere informatie, ook de emotie van de bezoeker is anders.

Slim communiceren met alle doelgroepen

Als je een website hebt waarmee je meerdere doelgroepen wilt bedienen moet je zorgen voor een heldere navigatie en je website inrichten per doelgroep. Voorbeeld uit het onderwijs. De webpagina is ingedeeld met “voor onze ouders” “past onze school bij uw kind?” en “werken op onze school”.

Zodra je klikt op één van deze pagina’s kom je in ‘de wereld’ die past bij de doelgroep. Met de juiste informatie, de juiste toon en de juiste sfeer. Om het je doelgroep nog gemakkelijker te maken kun je werken vanuit één website, maar wel met diverse URL’s werken. Bijvoorbeeld:
– www.werkenoponzeschool.nl
– www.oudersvanonzeschool.nl
enz.

Aanvullende tip: een inlogknop op je externe website naar je intern intranet is echt niet meer van deze tijd.

Klantpanel

Als je echt goed aan de slag wilt gaan met je doelgroepen, moet je ze kennen. Weten welke informatie ze willen vinden op jouw website en vooral ook wat niet. En waarbij je ook aandacht hebt voor de juiste toon. Een toon die past bij de emotie van de bezoeker. LOU communicatie organiseert regelmatig klantpanels waarbij ik echt met de doelgroep ga zitten om de bovenste steen boven te krijgen.

Tot slot

Wil je meer weten over dit onderwerp? Of heb je hulp nodig? Twijfel niet een stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema.
In oktober 2019 is het thema: “verbeteren van je website”.

Wat haal jij uit je website?

Wat haal jij uit je website? En raak je de juiste snaar? Een interessante vraag merk ik, want veel organisaties weten het antwoord niet. Ze hebben wel een website, maar wat nu het effect is, dat is onduidelijk. Deze maand wil ik je inspireren om kritisch te kijken naar je website en mogelijk verbeteringen door te voeren, zodat je echt gaat communiceren met effect.

De basis

Met welk doel heb jij een website? En voor wie is de website gemaakt? In mijn werk merk ik dat deze basisvragen zorgen voor vraagtekens. Als voorbeeld, ik werk veel voor het onderwijs. Het is voor scholen zo ontzettend belangrijk om goed te communiceren met ouders – potentiële ouders en potentiële nieuwe collega’s, maar de website richt zich op niemand in het bijzonder. Gevolg? De website wordt onvoldoende bekeken, het laatste nieuwsbericht is van weken geleden en er ontstaat ruis in de communicatielijn.

Twee vragen

Wil je echt je website verbeteren? Dan moet je starten met deze twee vragen:

  1. Voor wie is deze website?
  2. Wat is mijn doel met deze website?

De uitkomst van deze twee vragen zijn essentieel voor het vervolg. Bedenk dat het lastig is om op één algemene website al je doelgroepen te bereiken. Jouw verschillende doelgroepen hebben verschillende informatiebehoeftes en vooral een andere emotie.

Om even terug te gaan naar het onderwijs. Ouders die een school zoeken voor hun eerste dreumes zitten in een andere emotie dan een leerkracht die een baan zoekt in zijn eigen regio. In mijn volgende blog laat ik zien hoe je wel slim kunt omgaan met verschillende doelgroepen.

Tot slot

Wil je meer weten over dit onderwerp? Of heb je hulp nodig? Twijfel niet een stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema.
In oktober 2019 is het thema: “verbeteren van je website”.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Jaarverslag uit de praktijk

Ik vind het super als opdrachtgevers niet bang zijn voor vernieuwing en een sprong wagen.

Als voorbeeld: Eén opdrachtgever kijkt verder dan alleen het traditionele jaarverslag en wil een speciale uitgave en één opdrachtgever laat het jaarverslag los en gaat voor een film. Ik ben nu druk bezig met de productie, het eindresultaat deel ik natuurlijk t.z.t. graag. Voor de volledigheid beide opdrachtgevers zijn grote spelers in het onderwijs.

In februari schreef ik een blog serie over het jaarverslag. Lees hier de laatste blog met daarin ook de linkjes naar de andere blogs over dit onderwerp..
Deze week komt tevens mijn tweede blog uit voor de maand maart met als thema “inbedding van je bedrijfsdoelstellingen.”

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Haal het maximale uit je bedrijfsdoelstellingen

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema.  In maart 2019 is het thema: “bedrijfsdoelstellingen”.

Haal het maximale uit je bedrijfsdoelstellingen

Recentelijk las ik een artikel met als kop “Eén op vijf werknemers heeft geen idee van bedrijfsdoelstellingen”. In het artikel kwam sterk naar voren dat bedrijfsdoelstellingen onvoldoende leven bij de medewerkers. Wat een gemiste kans! Bedrijfsdoelstellingen zijn idealiter ‘inspirerende afspraken’ die je met elkaar maakt om gezamenlijke doelen met elkaar te bereiken. Doelen die alleen maar gehaald kunnen worden als je commitment hebt vanuit de hele organisatie.

Deze maand geeft LOU communicatie tips en tricks hoe je hier meer uit kunt halen. Het is goed om eerst inzicht te geven waar het (meestal) op vast loopt.

De bedrijfsdoelstellingen blijven niet hangen, omdat:

  1. Het is voor de medewerker niet duidelijk waarom er bedrijfsdoelstellingen zijn.
  2. Er is te weinig aandacht voor de ideeën en emoties van de medewerkers.
  3. Er wordt gedacht vanuit ‘top-down’ en niet van ‘bottom up’.
  4. Er zijn te veel doelen tegelijk – er is te weinig focus of overzicht.
  5. De rolverdeling is onduidelijk: Wie is projectleider? Wie geeft input?
  6. Er is onvoldoende capaciteit om de inbedding te organiseren / realiseren.
  7. Successen (klein en groot) worden te weinig gevierd.
  8. Er is te weinig nagedacht over de praktische invoering.
  9. Het wordt gezien als een losstaand project en niet als een onderdeel van de bedrijfsvoering.
  10. Bedrijfsdoelstellingen maken geen onderdeel uit van de dagelijkse werkzaamheden.

Oké dit zijn 10 veel voorkomende redenen, maar er zijn natuurlijk meer factoren te noemen. Ik wil je de komende maand inspireren om op een andere wijze te kijken naar dit vraagstuk.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Bye Bye traditioneel jaarverslag, we gaan online

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2019 is het thema: “het jaarverslag”.

Steeds meer organisaties nemen afscheid van het ‘traditionele’ jaarverslag en kiezen voor een online jaarverslag. Wat zijn de voordelen van deze overgang en hoe pak je zoiets aan?

Dit zijn de voordelen van een online jaarverslag: 

  1. Je kunt optimaal gebruik maken van alle mogelijkheden zoals beeld, film, animatie, cijfers en tekst.
  2. De lezer bepaald waar op wordt geklikt, dus de informatiebehoefte staat nog meer centraal.
  3. Je jaarverslag is echt voor iedereen toegankelijk. Niemand hoeft een verslag aan te vragen.
  4. Het is een doorlopend proces en daarom ben je altijd actueel.
  5. Je hebt direct interactie met je doelgroep.
  6. Meer collega’s kunnen een bijdrage leveren.
  7. Je kunt veel beter meten welke items er goed worden gelezen en welke niet.
  8. Het heeft ook een positief effect op je vindbaarheid op Google
  9. Het is een duurzame oplossing

Hoe realiseer je een online jaarverslag?

Je moet dit vraagstuk eigenlijk op dezelfde wijze benaderen zoals je dat zou doen voor een nieuwe corporate website. Realiseer een communicatieplan waar in ieder geval de volgende aspecten naar voren komen:

  • Doel, wat wil je bereiken
  • Doelgroep en hun informatiebehoefte
  • Draagvlak, hoe zorg je er voor dat iedereen hier zijn bijdrage aan wil leveren
  • Inbedding, als het online jaarverslag draait, wie is er dan verantwoordelijk voor wat?
  • Communicatiestrategie
  • Bepalen van de content
  • Interactie met je doelgroep
  • Evaluatie en bijsturing.

Corporate aftermovie

Een andere mooie trend is de corporate aftermovie. Een korte film waarin je een terugblik geeft op het afgelopen jaar, natuurlijk met een knipoog naar de toekomst.
Heb je geen beeld bij een corporate aftermovie? Dit is een voorbeeld van de ANWB uit 2014. Voor de volledigheid ik ben niet betrokken geweest bij dit project van de ANWB, maar het geeft wel een goede impressie. Persoonlijk zou ik er naar streven om het filmpje korter te maken, omdat je de kijker graag wilt vasthouden.

Tot slot

Wil je meer weten over “het jaarverslag”? Lees dan de volgende blogs terug: “Haal meer uit je jaarverslag – start met onderzoek” en “10 tips, zo wordt jouw jaarverslag wel gelezen”. LOU communicatie heeft ruime ervaring met de realisatie van jaarverslagen. Zowel online als offline. Heb je hulp nodig of wil je meer weten? Stuur dan geheel vrijblijvend een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Haal meer uit je jaarverslag – zo wordt het wel gelezen

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2019 is het thema: “het jaarverslag”.

10 tips, zo wordt jouw jaarverslag wel gelezen.

In mijn vorige blog “Haal meer uit je jaarverslag – start met onderzoek” begon ik bij de bron. Wat moet je vooraf weten om je van jaarverslag een succes te maken? In deze blog staat het verzamelen van content centraal. Je krijgt ook nog 10 tips om er voor te zorgen dat je jaarverslag wordt gelezen.

Verzamelen van content

Om heel veel stress te voorkomen een belangrijke tip voor het verzamelen van content. Het verzamelen van content is een doorlopend proces door het jaar heen. Als je al werkt met een contentkalender kun je het daarmee vergelijken. Bekijk elke maand welke ontwikkelen er spelen en wat je eventueel mee kunt in een jaarverslag. Plaats artikelen, foto’s, films in één map zodat je direct aan de slag kunt als je aan het werk gaat met het jaarverslag. Het zorgt voor minder stress, je hoeft niet op zoek naar items en je hebt de juiste bestanden ook al beschikbaar. Het is alleen een kwestie van het kiezen van de mooiste pareltjes die je het hele jaar door hebt verzameld.

10 tips:

  1. Zorg voor aansprekende foto’s.
  2. Zorg voor een heldere indeling van je jaarverslag.
  3. Maak voor elk hoofdstuk een korte samenvatting, zodat de lezer dit direct kan scannen.
  4. Zorg voor een prettig leesbare tekst.
  5. Gebruik niet alleen tabellen voor je cijfers, maar werk bijvoorbeeld ook met infographics.
  6. Laat zien wat je doet door echte verhalen en interviews.
  7. Koppel waar mogelijk film aan je verslag, bijvoorbeeld door een QR code.
  8. Zorg altijd voor een goed werkende online optie, ook als je kiest voor een fysieke verzending.
  9. Kies altijd een vorm die niet alleen past bij jouw organisatie, maar juist jouw missie versterkt.
  10. Kijk niet alleen naar het verleden, maar geef ook een kijkje naar de toekomst.

Tot slot

Wil je meer weten over “het jaarverslag”? Lees dan de blog “Haal meer uit je jaarverslag – start met onderzoek” terug en lees deze maand ook de blog “Bye Bye traditioneel jaarverslag, we gaan online”. LOU communicatie heeft ruime ervaring met de realisatie van jaarverslagen. Zowel online als offline. Heb je hulp nodig of wil je meer weten? Stuur dan geheel vrijblijvend een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.