Crisisteam is de basis

Crisisteam is de basis  

Ik werk altijd graag vooruit. Mijn contentplanning is op orde en maandelijks blog ik over één bepaald onderwerp. In april was het nieuwe thema voor mijn blogserie: “Geef je doelgroep een gezicht”. Maar onder deze bijzondere omstandigheden neem ik een andere beslissing. Ik pas mijn content aan in de hoop dat ik andere organisaties kan helpen. In het staartje van maart en in april deel ik tips en tricks op het gebied van crisiscommunicatie 

Crisiscommunicatie

De afgelopen week hebben we er allemaal mee te maken gehad, crisiscommunicatie. Of het nu informatie betrof van je eigen werkgever, de school van je kinderen, het verzorgingshuis van je oma of de toespraak van de minister president. Dat maakt niet uit. Al deze organisaties en instanties hebben in een enorme snelheid en met een enorme druk oplossingen met elkaar moeten verzinnen en deze ook nog helder moeten communiceren naar de betrokkenen.  

Crisisteam, de basis

De basis voor elke crisis is een crisisteam. Dit team is een vaste groep mensen met diverse expertises. Maak deze groep niet te groot. Het is ook de groep die gemachtigd is om (grote) beslissingen te nemen, want in tijden van crisis is daadkracht en snelheid essentieel.  

Rol van communicatie in het crisisteam

Communicatie heeft een essentiële rol in het crisisteam. Kies bij voorkeur voor een stabiele senior communicatieadviseur die de rust bewaart en oog heeft voor wat er speelt in de maatschappij. Een dergelijke adviseur heeft namelijk twee belangrijke rollen. In de eerste plaats moet de communicatieadviseur de besluiten van het crisisteam op de juiste wijze communiceren. Maar wat eigenlijk nog veel belangrijker is, is dat de communicatieadviseur ervoor moet zorgen dat de juiste snaar wordt geraakt, maar ook dat de schade aan het imago beperkt blijft. Natuurlijk hoeft de senior communicatieadviseur dit niet alleen te doen. In de uitwerking kan er samengewerkt worden met andere (communicatie)medewerkers. 

Crisisplan

In tijden van crisis is structuur zeer belangrijk. Vergader kort en effectief, maak werkafspraken en spreek ook concreet af wanneer je weer bij elkaar komt. Wees helder in de verwachtingen naar elkaar. Dit zijn zaken die je allemaal vooraf met elkaar kunt bedenken en regelen. Wellicht hebben de ontwikkelingen van het Corona virus je overvallen en was je nog niet zo ver met je crisisplan. Bedenk dan nu goed waar je van hebt geleerd de afgelopen week en hoe je dit in het vervolg anders zou aanpakken. Cruciaal als je later wel aan de slag gaat met een helder crisisplan.  

Stand-in

We zijn nu een goede week onderweg. Probeer ook na te denken of je voor elke rol een (tijdelijke) vervanger kunt bedenken. Je weet nooit hoe het loopt en ook niet wie er van vermoeidheid moet afhaken. Nadenken over een vervanger kan zeker geen kwaad 

Vertaal draagvlak naar een communicatiestrategie

Vertaal draagvlak naar een communicatiestrategie

Nu we alle belangrijkste partners op een rij hebben, willen we deze natuurlijk bij het plan betrekken. Je creëert draagvlak door de partners goed te informeren en voor te bereiden over je plan. Dit doe je natuurlijk niet lukraak, maar vertaal naar je een communicatiestrategie.

Hoe ga je de belangrijkste partners betrekken?

Het is belangrijk dat de lijst met partners die je eerder in kaart hebt gebracht, tijdig geïnformeerd worden. Door dit vroeg te doen, geef je ze de tijd om bijvoorbeeld aan een idee te wennen of zich voor te bereiden op een eventuele verandering. Hoe langer je hiermee wacht, hoe meer personen zich ‘overvallen’ voelen door het nieuws. En daarmee creëer je geen draagvlak, maar juist weerstand.

Ontwikkel een communicatiestrategie en denk na welke communicatiemiddelen daarbij passen. Soms kan dat via een e-mailbericht, maar vaak is er intensievere communicatie nodig. Doe dit niet één keer. Hou je partners regelmatig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Is er ruimte om actief mee te denken?

Als je de partners laat participeren in het veranderproces, is de kans op het creëren van draagvlak veel groter dan wanneer je alleen informatie communiceert. Plan bijvoorbeeld eens een brainstormsessie met een groepje belangrijke partners. Zo voelen mensen zich niet alleen betrokken, maar worden ze enthousiast gemaakt voor je plan. En is het niet meer alleen jouw plan, maar een plan van iedereen. Steek daarom de koppen bij elkaar!

Denk in oplossingen

Als je plan veel veranderingen met zich meebrengt, kun je veel weerstand verwachten. Mensen houden  niet van verandering. Zorg ervoor dat je van tevoren goed hebt nagedacht over het ‘waarom’ van je plan. Laat duidelijk en helder zien waarom verandering noodzakelijk is. En denk hierbij zoveel mogelijk in oplossingen.

Door de juiste partners zo vroeg mogelijk aan te haken heb je hierdoor ook veel kennis in huis om eventuele problemen alvast te tackelen. Maak gebruik van de kennis in je groep. En ook hier voelen partners zich echt gehoord en denken dan graag met je mee.

Niet alleen de feedback de interne spelers is belangrijk, ook andere betrokkenen kunnen je vaak waardevolle tips en adviezen geven.

Draagvlak creëren, de valkuilen

Het is echt een uitdaging om draagvlak te creëren. Hieronder een paar geheugensteuntjes die je hierbij kunnen helpen:

  • Ga niet te snel. We zijn allemaal enthousiast als het om een nieuw plan gaat. Maar jij kunt wel zover zijn en het managementteam ook, maar de andere spelers zijn nog niet zover. Geef ze voldoende tijd en informatie om aan het plan te wennen. Zorg dat het niet rauw op hun dak valt.
  • Wees niet te zakelijk. Geef ruimte voor emotie. Kijk niet alleen naar de cijfers, maar zet de mens centraal. Kijk naar de mensen achter de organisaties en begrijp wat er in ze omgaat. Dat kun je alleen weten door het gesprek aan te gaan.

Als het je is gelukt om draagvlak te creëren voor je plan, kun je het ook echt gaan uitvoeren. Want het is een stuk gemakkelijker om het uit te voeren als je iedereen aan boord hebt.

Vergeet ook niet om tussentijds te monitoren of het allemaal wel volgens plan gaat. En achteraf? Wat zijn de leermomenten? En wat wil je de volgende keer anders aanpakken? Zijn er nog partijen die op de hoogte gehouden moeten worden? Ik wil hier in mijn volgende blog wat dieper op ingaan.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.  

partners draagvlak

Speciale aandacht voor je partners, breng ze in kaart

Het creëren van draagvlak is belangrijk. Je hebt binnen (en buiten) een organisatie altijd te maken met verschillende partners. Elke partner met zijn eigen (grond)houding, uitgangspunten en overtuigingen. Daarom is het belangrijk om vooraf een leidraad vast te leggen. Maar hoe pak je dit nu aan?  

Jouw vraagstuk en doel zijn het vertrekpunt 

Wat wil je precies aanpakken of veranderen? Wat is het uiteindelijke doel? Formuleer zo duidelijk en helder mogelijk het antwoord op deze twee vragen:  

  • Wat is het probleem dat je wilt oplossen? 
  • Wat moet er na afronding veranderd zijn? 

Deze uitwerking heb je nodig voor je volgende (belangrijke) stap. Namelijk, breng jouw partners echt in kaart.  

Wie zijn de partners? 

Partners zijn mensen of organisaties die je tegenkomt in dit proces. Het is belangrijk om deze groepen heel helder in kaart te brengen. Ik doe dit zelf altijd in een groep betrokkenen. In een sessie van maximaal twee uur geef ik jou het inzicht. Daarbij heb ik aandacht voor:  

  • Met welke mensen en organisaties heb je te maken?  
  • Wat is de grondhouding per persoon of organisatie? In de grondhouding beschrijf je hoe de persoon of organisatie staat tegenover het vraagstuk.  
  • Welke uitgangspunten deel je of welke kansen zie je in de communicatie?  
  • Welke ‘pijn’ punten kun je vooraf al inschatten waar je in je communicatie iets mee moet?  

De uitwerking kun je letterlijk in beeld brengen. Op één heldere pagina heb je direct overzicht. Je weet met wie je rekening moet houden, waar je kansen liggen, maar ook waar er nog werk aan de winkel is.  

Als je dit allemaal in kaart hebt gebracht wil je dit natuurlijk vertalen naar een communicatiestrategie. In een volgende blog wil ik hier wat dieper op ingaan.  

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.  

Draagvlak. Wat is dit nu eigenlijk? 

Draagvlak wat betekent dit nu eigenlijk? En waarom is ‘draagvlak creëren’ zo belangrijk? 

Je presenteert een nieuwe aanpak aan de directie. Je krijgt een unanieme ‘ja’ en verlaat enthousiast de vergadering. Mooi, we kunnen aan de slag! Is dit draagvlak Euuh nee, want jij (en de directie) kunnen wel enthousiast zijn, maar dat hoeft niet voor de rest van je team of organisatie zo te zijn.  

De juiste houding bereiken 

In alles wat ik doe vind ik het belangrijk dat de mens centraal staat. Betrokkenheid bij je plannen zorgt voor het beste resultaat. Het gedrag van mensen verandert alleen als zij de aanleiding ook echt zelf voelen. Sluit met communicatie aan op de wereld van jouw collega’s. Waar komen zij elke morgen hun bed voor uit?  

Zorg ervoor dat je de belangrijkste spelers die onderdeel uitmaken van je plan eerst in kaart brengt. En betrek deze spelers ook écht. Als mensen zich persoonlijk betrokken voelen kunnen ze een ambassadeur worden van je plan.  

Kijk breed 

Kijk verder dan je neus (of team) lang is en zorg dat je de juiste mensen in de juiste houding weet mee te krijgen. Breng goed in kaart hoe je persoonlijke betrokkenheid kan koppelen aan heldere doelen en actieplannen. Kent iedereen de inhoud en wat ze moeten doen of juist laten? Geen mooie praatjes, maar creëer duidelijkheid, want zonder draagvlak zou jouw aanpak nog weleens in de prullenbak kunnen belanden.  

Maar hoe pak je dit nou aan? In een volgende blog wil ik hier wat dieper op ingaan.  

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.  

 

 

Hulp nodig bij duidelijke taal?

In november heb ik je laten proeven aan “duidelijke taal”. De juiste woorden kunnen niet alleen zorgen voor meer duidelijkheid, maar hebben ook een positief effect op de emotie van de ontvanger. Ook als je een negatieve boodschap te vertellen hebt. En stel je voor wat voor effect het heeft als de boodschap direct duidelijk is en je minder telefoontjes ontvangt of nog erger een brief na moet sturen met nadere uitleg.

LOU communicatie
Om je op weg te helpen hierbij een aantal ‘rollen’ waar je mij voor kunt vragen:

  • De Schrijfcoach:
    Jij maakt de teksten en ik sta aan de zijkant met spandoeken en zorg voor opbouwende feedback, zodat we samen een echte kwaliteitsslag maken.
  • De Trainer:
    Je wilt het zelf doen, maar hebt een training nodig. Ik zorg voor een training die past als een jas. Want, hoe schrijf je nou slim voor je doelgroep?
  • De Herkauwer:
    Je hebt al teksten, maar je wilt deze graag herschrijven. Ik pak dit graag voor je op en kom met een aangepast voorstel.
  • De Aanpakker:
    Je hebt een vraagstuk en je wilt graag een goede tekst op papier.

Tot slot
Heb je hulp nodig? Twijfel niet, stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Geen thema in december:
Maandelijks blog ik over één bepaald thema. Elke maand behalve in augustus en december. Ik vind het belangrijk om 2 x in het jaar een beetje ‘afstand’ te nemen, extra tijd te besteden aan mijn gezin en nieuwe ideeën op te doen. Ik wens iedereen een prachtige kerstperiode toe en een mooi 2020.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Slotfase – doelgroep centraal

Dit is de slotfase voor de nieuwe tekst. Een tekst die helemaal past bij jouw doelgroep. Wil je de andere fasen terug lezen? Klik dan hier: blog 1 | blog 2 | blog 3.

Heb jij weleens gedacht aan een klantpanel?

De tekst staat op papier. Mijn advies is om regelmatig direct jouw teksten te laten toetsen bij de doelgroep. Werk je met patiënten, ouders, leerlingen, bewoners of inwoners? Zorg dat je een klantpanel hebt waar je met enige regelmaat jouw communicatiemiddelen aan kunt voorleggen. Ik beloof je dat je een schat van informatie krijgt. Op basis van deze input kun je de teksten nog klantvriendelijker maken.

Tot slot, wat doe ik met de originele versie?

Ik begon deze serie met een document wat voor mijn neus lag. Zoals je kunt lezen heb ik dit document niet letterlijk vertaald naar een ‘publieksversie’. Tijdens het schrijfproces heb ik er echt nog wel naar gekeken, gecontroleerd of ik geen essentiële informatie vergat, maar een letterlijke één op één vertaling is meestal niet voldoende om je doelgroep echt te raken. Het originele document zie ik als een naslagwerk. De informatiebehoefte van de doelgroep, het doel van het stuk en de emotie van de ontvanger staan veel meer centraal. Ondanks dat het geen directe vertaling is leert de ervaring dat de ontvanger veel beter de belangrijkste boodschap ontvangt en dat … is de essentie waarom je aan deze schrijfopdracht bent begonnen.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Eerste concept op papier

In mijn vorige blog beschreef ik al de eerste stap, het nader onderzoeken van het echte communicatievraagstuk. Een tekst herschrijven is niet de uitdaging, maar het vinden van de juiste toon wel.

Werken met een bouwtekening
Zelf start ik altijd met een ‘bouwtekening’ en dat kan letterlijk een krabbel op papier zijn. Ik zet voor mezelf op papier de juiste volgorde en ik benoem ook de juiste toon/emotie.

Direct antwoord op de belangrijkste vraag
In de eerste alinea probeer ik altijd direct het antwoord te geven op de belangrijkste vraag (of vragen) van de ontvanger. Op deze wijze geef ik direct duidelijkheid, maar wil ik ook de lezer vasthouden voor de rest van het stuk.

Tekst laten groeien en bloeien
En dan is het spelen met woorden, zinnen en zinsopbouw. Kritisch nalezen op jargon en andere onduidelijke zinnen. Je tekst krijgt steeds meer vorm en gaat zo groeien en bloeien.

Tussenkopjes begeleiden jouw lezer
Als de basis staat, dan ga ik aan de slag met de kop en tussenkopjes. Probeer de tussenkopjes zo te formuleren dat een snelle lezer direct kan zien waar het over gaat.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Ik ga van start, maar schrijf nog geen letter op papier

Ik ga van start!

Voor me ligt een document, geschreven in een stijl die overduidelijk niet past bij de doelgroep. Sterker nog … ik moet zelf het document een paar keer door akkeren om te begrijpen waar het over gaat. En … ik werk voor dit project! De opdracht was redelijk helder: “Zorg jij voor een ‘publieksversie?”. Dat woord alleen al, publieksversie.

Hoe start ik?

Misschien gek, maar ik leg het document naast me neer en ga in gesprek met mijn opdrachtgever. Zo start ik elke schrijfopdracht, want ik heb meer informatie nodig.

Elk gesprek loopt natuurlijk anders, maar ik zoek altijd het antwoord op deze vragen:

  • Wie is volgens jou de belangrijkste doelgroep?
  • Welke 3 dingen moet de doelgroep weten over dit onderwerp?
  • Wat weet de doelgroep al over dit onderwerp?
  • Welke emotie heeft de doelgroep bij dit onderwerp?
  • Wat is de algemene grondhouding van de doelgroep?

Deze informatie is essentieel om de juiste toon te kunnen vinden in mijn tekst.
Eigenlijk kun je zonder deze informatie geen goede tekst schrijven. Neem dus echt even de tijd om dit goed in beeld te krijgen.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Is Jip en Janneke taal de oplossing?

Twee weken geleden ging het bij Pauw over de schrijfstijl van ambtenaren. Komiek Ronald Snijders las een Jip en Janneke verhaal voor in stijl van de ‘gemiddelde’ ambtenaar. En hoewel er aan tafel een terechte opmerking werd gemaakt dat Jip en Janneke een taal is voor kleuters, werd het wel direct duidelijk dat de taal van de overheid niet de ‘gewone’ man of vrouw raakt.

Wat past bij jouw doelgroep?
Ik dacht direct terug aan mijn thema: duidelijke taal van juni dit jaar. Ik ben het namelijk eens met de stelling dat je in de taal moet communiceren die past bij jouw doelgroep. Maar hoe doe je dat nou? Hoe maak je nu de overstap naar een andere schrijfstijl?

Kijkje in de keuken
Ik durf te zeggen dat ik dit trucje goed beheers. Ik werk dagelijks in complexe organisaties, waarbij ik ingewikkelde materie vertaal voor een ‘gemiddelde’ lezer. Deze maand laat ik je zien hoe ik dit aanpak. Wellicht geeft het jou inspiratie om een switch te maken.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Heldere taal – volledigheid vs leesbaarheid

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juni 2019 is het thema: “Heldere teksten”.

Ik zie regelmatig dat organisaties doorslaan in hun volledigheid. Alle kennis wordt verwerkt in één brief of e-mail. Het streven naar volledigheid zorgt (over het algemeen) voor een onleesbaar document. Ik vind dit ook een belangrijk onderdeel van “heldere taal”.

Ter ondersteuning deze tips:

  1. Eén schrijven, het liefst één onderwerp
  2. Schrijf vanuit de lezer, wat wil de lezer echt weten? Start hier mee.
  3. Focus je tot maximaal 2 á 3 kernpunten
  4. Werk eventueel met opsommingstekens
  5. Gebruik heldere tussenkopjes
  6. Werk met korte alinea’s
  7. Heb je meer of aanvullende informatie? Verwijs naar een speciale websitepagina of verwerk deze informatie in een bijlage.

Lees terug
De andere blogs over dit onderwerp: “Het belang van heldere taal” – “Een heldere tekst is meer dan woorden” – “Heldere taal, niet respectvol? en “Vraag het de doelgroep”.

Tot slot
LOU communicatie is dagelijks bezig met het schrijven van heldere teksten. Hoe maak je een (complexe) boodschap duidelijk. Wil je meer weten over dit onderwerp? Of heb je hulp nodig? Heb je behoefte aan een training of wil je iemand die het schrijven van je overneemt? Twijfel niet een stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.