Eerste concept op papier

In mijn vorige blog beschreef ik al de eerste stap, het nader onderzoeken van het echte communicatievraagstuk. Een tekst herschrijven is niet de uitdaging, maar het vinden van de juiste toon wel.

Werken met een bouwtekening
Zelf start ik altijd met een ‘bouwtekening’ en dat kan letterlijk een krabbel op papier zijn. Ik zet voor mezelf op papier de juiste volgorde en ik benoem ook de juiste toon/emotie.

Direct antwoord op de belangrijkste vraag
In de eerste alinea probeer ik altijd direct het antwoord te geven op de belangrijkste vraag (of vragen) van de ontvanger. Op deze wijze geef ik direct duidelijkheid, maar wil ik ook de lezer vasthouden voor de rest van het stuk.

Tekst laten groeien en bloeien
En dan is het spelen met woorden, zinnen en zinsopbouw. Kritisch nalezen op jargon en andere onduidelijke zinnen. Je tekst krijgt steeds meer vorm en gaat zo groeien en bloeien.

Tussenkopjes begeleiden jouw lezer
Als de basis staat, dan ga ik aan de slag met de kop en tussenkopjes. Probeer de tussenkopjes zo te formuleren dat een snelle lezer direct kan zien waar het over gaat.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Ik ga van start, maar schrijf nog geen letter op papier

Ik ga van start!

Voor me ligt een document, geschreven in een stijl die overduidelijk niet past bij de doelgroep. Sterker nog … ik moet zelf het document een paar keer door akkeren om te begrijpen waar het over gaat. En … ik werk voor dit project! De opdracht was redelijk helder: “Zorg jij voor een ‘publieksversie?”. Dat woord alleen al, publieksversie.

Hoe start ik?

Misschien gek, maar ik leg het document naast me neer en ga in gesprek met mijn opdrachtgever. Zo start ik elke schrijfopdracht, want ik heb meer informatie nodig.

Elk gesprek loopt natuurlijk anders, maar ik zoek altijd het antwoord op deze vragen:

  • Wie is volgens jou de belangrijkste doelgroep?
  • Welke 3 dingen moet de doelgroep weten over dit onderwerp?
  • Wat weet de doelgroep al over dit onderwerp?
  • Welke emotie heeft de doelgroep bij dit onderwerp?
  • Wat is de algemene grondhouding van de doelgroep?

Deze informatie is essentieel om de juiste toon te kunnen vinden in mijn tekst.
Eigenlijk kun je zonder deze informatie geen goede tekst schrijven. Neem dus echt even de tijd om dit goed in beeld te krijgen.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Is Jip en Janneke taal de oplossing?

Twee weken geleden ging het bij Pauw over de schrijfstijl van ambtenaren. Komiek Ronald Snijders las een Jip en Janneke verhaal voor in stijl van de ‘gemiddelde’ ambtenaar. En hoewel er aan tafel een terechte opmerking werd gemaakt dat Jip en Janneke een taal is voor kleuters, werd het wel direct duidelijk dat de taal van de overheid niet de ‘gewone’ man of vrouw raakt.

Wat past bij jouw doelgroep?
Ik dacht direct terug aan mijn thema: duidelijke taal van juni dit jaar. Ik ben het namelijk eens met de stelling dat je in de taal moet communiceren die past bij jouw doelgroep. Maar hoe doe je dat nou? Hoe maak je nu de overstap naar een andere schrijfstijl?

Kijkje in de keuken
Ik durf te zeggen dat ik dit trucje goed beheers. Ik werk dagelijks in complexe organisaties, waarbij ik ingewikkelde materie vertaal voor een ‘gemiddelde’ lezer. Deze maand laat ik je zien hoe ik dit aanpak. Wellicht geeft het jou inspiratie om een switch te maken.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In november 2019 is het thema: “duidelijke taal – hoe doe je dat?” 

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Heldere taal – volledigheid vs leesbaarheid

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juni 2019 is het thema: “Heldere teksten”.

Ik zie regelmatig dat organisaties doorslaan in hun volledigheid. Alle kennis wordt verwerkt in één brief of e-mail. Het streven naar volledigheid zorgt (over het algemeen) voor een onleesbaar document. Ik vind dit ook een belangrijk onderdeel van “heldere taal”.

Ter ondersteuning deze tips:

  1. Eén schrijven, het liefst één onderwerp
  2. Schrijf vanuit de lezer, wat wil de lezer echt weten? Start hier mee.
  3. Focus je tot maximaal 2 á 3 kernpunten
  4. Werk eventueel met opsommingstekens
  5. Gebruik heldere tussenkopjes
  6. Werk met korte alinea’s
  7. Heb je meer of aanvullende informatie? Verwijs naar een speciale websitepagina of verwerk deze informatie in een bijlage.

Lees terug
De andere blogs over dit onderwerp: “Het belang van heldere taal” – “Een heldere tekst is meer dan woorden” – “Heldere taal, niet respectvol? en “Vraag het de doelgroep”.

Tot slot
LOU communicatie is dagelijks bezig met het schrijven van heldere teksten. Hoe maak je een (complexe) boodschap duidelijk. Wil je meer weten over dit onderwerp? Of heb je hulp nodig? Heb je behoefte aan een training of wil je iemand die het schrijven van je overneemt? Twijfel niet een stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Heldere taal – vraag het de doelgroep

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juni 2019 is het thema: “Heldere teksten”.

Als je iemand al jaren persoonlijk kent, dan weet je zonder moeite de juiste snaar te raken. Jullie delen herinneren en ervaringen. Je hoeft dan ook niet na te denken over hoe je deze persoon moet benaderen. Dat gaat natuurlijk.

Voor organisaties werkt dat anders

Als jij een brief wilt sturen naar huurders om meer te vertellen over het nieuwbouwproject of je wilt als gemeente inwoners informeren over de nieuwe regels omtrent de afvalinzameling, dan wil je graag dat jouw brief helder is. Je wilt met jouw brief vragen beantwoorden en juist onduidelijkheid of onrust voorkomen.

In de praktijk

“Ja dat wisten ze hoor, daar hebben we een brief over gestuurd”. Ow pijnlijk … Er is een groot verschil tussen het versturen van een bericht en er zeker van zijn dat de doelgroep kennis heeft genomen van jouw informatie. Hier gaat het vaak mis. Daarom wat praktische tips om er voor te zorgen dat jouw informatie op een goede wijze overkomt bij jouw doelgroep.

Voordat je gaat communiceren:

  • Leer je doelgroep echt kennen.
  • Wie zijn die mensen?
  • Wat is hun kennisniveau over het onderwerp?
  • Wat is hun interesse in het onderwerp?
  • Waar ligt hun focus?

Als je gaat communiceren:

  • Zorg voor een klantpanel en vraag concrete feedback
  • Belangrijke brieven? Laat vooraf de brief lezen door een afvaardiging van de doelgroep.
  • Leg verschillende teksten voor, welke tekst is voor de doelgroep het meest prettigst?
  • Sta echt open voor feedback en laat zien wat je daadwerkelijk met de reacties doet.

Lees terug:

De andere blogs over dit onderwerp: “Het belang van heldere taal”“Een heldere tekst is meer dan woorden” en “Heldere taal, niet respectvol?”

Tot slot

LOU communicatie is dagelijks bezig met het schrijven van heldere teksten. Het duidelijk maken van een (complexe) boodschap. Wil je meer weten over dit onderwerp? Stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Heldere taal, niet respectvol?

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juni 2019 is het thema: “Heldere teksten”.

Helder taal, niet respectvol?

Deze maand wil ik je inspireren om na te denken over heldere taal. Ik merk regelmatig wat weerstand als ik adviseer om een andere keuze te maken in schrijfstijl. Waarom is dat? Deze blog geeft meer duidelijkheid. Lees ook de andere blogs terug: “Het belang van heldere taal” en “Een heldere tekst is meer dan woorden”.

“Een heldere tekst is niet respectvol voor de lezer”

Ik hoor dit argument regelmatig. Een interessante gedachte, want een afstandelijke en ingewikkelde tekst staat ook niet gelijk aan een respectvolle aanpak. Bij een heldere taal gaat het er vooral om dat jouw teksten passen bij de doelgroep. Jij doet dus als zender moeite om dezelfde taal te spreken als je doelgroep en niet andersom.

“We willen geen Jip en Janneke taal”

In de eerste plaats wat is je angst? Daar volgt snel op: “we willen wel serieus genomen worden”. Ik ben van mening dat een heldere tekst juist bijdraagt aan het serieus genomen worden. Een heldere schrijfstijl doet namelijk niets af kan je kennis en kunde. Het zorgt alleen voor meer helderheid en duidelijkheid. Daarbij is een heldere taal echt iets anders dan een “Jip en Janneke taal”. Maar stel …. bij jouw doelgroep past wel een “Jip en Janneke taal” waarom zou je daar dan niet aan willen aanpassen?

Tot slot

LOU communicatie is dagelijks bezig met het schrijven van heldere teksten. Het duidelijk maken van een (complexe) boodschap. Wil je meer weten over dit onderwerp? Stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Een heldere tekst is meer dan woorden

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juni 2019 is het thema: “Heldere teksten”.

Een heldere tekst is meer dan woorden …

Deze maand wil ik je inspireren om na te denken over heldere taal. Lees de eerste blog “Het belang van heldere taal” terug om te lezen wat het effect kan zijn. Bij een heldere tekst denk je ongetwijfeld aan ‘gemakkelijke woorden’ of aan het schrijven op ‘B1-niveau’, maar een heldere tekst is zo veel meer.

Eerste oefening

Natuurlijk zijn je woorden en zinsopbouw belangrijk, maar om een tekst goed te kunnen lezen/begrijpen is meer nodig. Daarom nodig ik je uit voor de eerste oefening. Pak een ‘standaard’ brief of e-mailbericht en probeer deze (zonder te herschrijven) duidelijker te maken. Maak daarbij gebruik van: tussenkopjes, extra wit regels en afbeeldingen. Ik weet zeker dat jouw tekst al beter te lezen is, zonder dat je 1 woord hebt veranderd.

Volgorde is ook erg belangrijk

Een tweede oefening met dezelfde tekst kun je ook doen. Kijk eens kritisch naar je tekst en probeer de tekst te lezen vanuit het perspectief van je ontvanger. Niet vanuit jezelf, maar vanuit de ontvanger. Zou je de volgorde van je tekst willen aanpassen? Zou je als ontvanger sommige zaken eerder of juist later willen lezen? Ook hierbij zonder een woord aan te passen heb je de tekst al beter richting de doelgroep gemaakt.

Tot slot

LOU communicatie is dagelijks bezig met het schrijven van heldere teksten. Het duidelijk maken van een (complexe) boodschap. Wil je meer weten over dit onderwerp? Stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Het belang van heldere teksten

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juni 2019 is het thema: “Heldere teksten”.

Het belang van heldere teksten

“Zeg eerst maar gewoon wat je wilt zeggen” deze zin gebruik ik altijd bij schrijftrainingen. Deze doet het ook altijd goed “hoe zou je het uitleggen op een verjaardag”. Je krijgt dan altijd een heel helder verhaal, wat je direct begrijpt. Dan komt het papier … en dan veranderd het heldere verhaal ineens in een complex verhaal. Wellicht logisch, want als ik terug denk aan de Nederlandse lessen die ik op school heb gevolgd, dan zag ‘de zakelijke correspondentie’ er ook anders uit dan een gemiddelde ansichtkaart.

Desondanks wil ik je inspireren om dat zakelijke voor een deel los te laten en je teksten meer te schrijven zoals tja …  een mens. Jouw boodschap komt namelijk veel beter over als je overstapt op een andere schrijfstijl.

Het belang van heldere teksten:

  • Een heldere tekst geeft duidelijkheid
  • Met als gevolg dat je minder vragen krijgt die je moet oplossen
  • Maar heldere teksten doen meer, heldere teksten zorgen onbewust voor een gevoel van vertrouwen.
  • En mensen vinden jou of jouw organisatie ook sympathieker

Voor wie is dit relevant?

Eigenlijk voor alle organisaties die op welke wijze dan ook berichten versturen. Denk aan brieven, maar ook aan e-mails en sociale media berichten. Zelf adviseer ik het liefst (semi-) overheidsorganisaties en organisaties in de zorg, het onderwijs en woningcorporaties. Deze organisaties communiceren met heel veel (soorten) mensen en daar valt nog heel wat winst te behalen. Lees deze maand mee en laat je inspireren!

Tot slot

LOU communicatie is dagelijks bezig met het schrijven van heldere teksten. Hoe maak je een (complexe) boodschap duidelijk. Wil je meer weten over dit onderwerp? Of heb je hulp nodig? Twijfel niet een stuur een e-mail naar info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

10 gouden regels e-mail met impact

In 1971 is de eerste e-mail verzonden. Inmiddels krijgt de gemiddelde werknemer tientallen e-mailberichten per dag te verwerken. Eigenlijk ben ik helemaal geen fan van e-mail, ik denk dat het veel efficiënter kan. Desondanks ben ik ook realistisch en is e-mail nog steeds een belangrijk communicatiemiddel.

Hoe kan je slim een e-mail opstellen waar jij en jouw ontvanger beide blij van worden? Ik gebruik daarvoor “10 gouden regels” die ik graag met je wil delen.

10 gouden regels voor e-mail

Bonus: tips voordat je een e-mail stuurt

1. Is een e-mail sturen de beste oplossing? Of zijn er ook andere (betere) mogelijkheden?
2. Wat is mijn doel met dit bericht? Informeren, reageren, op halen van informatie?
3. Wie moet dit e-mailbericht echt ontvangen? Wees zeer kritisch met CC en BCC

Investeer in je e-mailberichten

Een goede e-mail tekst is geen hoger wiskunde, maar stiekem toch lastiger dan je denkt. Het is vooral een kwestie van inzicht (creëren) en oefenen. Maar het is het waard. Bedenk maar eens hoeveel winst je kunt behalen als je boodschap in één keer duidelijk is. Minder telefoontjes, minder extra uitleg en tevreden ontvangers. Heb je interesse in een praktische training “heldere e-mailberichten schrijven” of “lastige berichten helder communiceren”? Of wil je iemand kritisch laten mee kijken naar de huidige wijze van communiceren? Neem dan contact op met info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.