media relaties persbeleid

Actief persbeleid – investeer in je relaties met de media

In de afgelopen blogs heb ik je laten zien hoe essentieel een persbeleid is voor een organisatie. Tijdens een crisissituatie, maar juist ook in goede tijden. Wat kun je doen om een goede relatie met de media te ontwikkelen?

Neem het initiatief

Neem als organisatie zelf het initiatief richting de media. Om te zorgen voor het juiste effect, maar ook voor je eigen geloofwaardigheid is het belangrijk om te kiezen voor een structurele benadering. Gewoon een paar keer per jaar lukraak een persbericht sturen gaat niet werken. Kwaliteit is daarbij belangrijker dan kwantiteit. Ga echt een relatie aan. Hierdoor krijgen ze een serieuzer beeld van jouw organisatie, blijf je ‘hangen’ en staan ze open voor jouw reactie tijdens een crisis.

Persrelatie opbouwen

Breng het medialandschap voor jouw organisatie goed in kaart. Zowel lokaal, regionaal als landelijk. Denk niet alleen aan de schrijvende media, maar richt je pijlen ook op radio, tv en natuurlijk niet te vergeten internet en social media. Werk deze lijst met regelmaat bij.

Bepaal de vijf belangrijkste kanalen voor jouw organisatie. Wie heeft het meeste invloed op jouw doelgroep? Wie benadert jouw organisatie nu al regelmatig voor een reactie? Enzovoorts. Met deze vijf kanalen (mogen er ook drie zijn) ga je een echte persrelatie opbouwen. Dat betekent dat je kennis gaat maken met de journalist, dat je de journalist regelmatig bijpraat, een kijkje geeft achter de schermen of als eerste een primeur gunt.

Persbericht

Wil je een persbericht versturen? Bedenk dan vooraf heel goed wat de nieuwswaarde is voor de lezer. Het is simpel: geen nieuwswaarde, geen plaatsing. Bekijk ook bij welke media kanalen je de grootste kans van slagen hebt.

Daarbij is het volgende handig:

  • Start altijd met: de 5 W’s+H (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe);
  • Benoem zowel in je kop als in je intro direct de nieuwswaarde;
  • Bedenk altijd “Whats in it for me?” vanuit de lezer;
  • Maak een koppeling naar je eigen missie;
  • Wees kort, concreet;
  • Pas op met afkortingen en jargon.

Benut de rustige momenten binnen jouw organisatie om aan die persrelaties te werken. Het vergt wat tijd, is niet direct meetbaar, maar je plukt er op de lange termijn absoluut de vruchten van. Niet alleen voor het plaatsen van het goede nieuws, maar juist ook in tijden van een crisis.

Alle blogs van januari over een ‘actief persbeleid’ nog eens teruglezen?

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Media directeur bestuur

“Ik wil graag de directeur zelf spreken”

Ook als directeur of bestuurder is het belangrijk om regelmatig je gezicht te laten zien. Het straalt autoriteit uit en zeker in een crisissituatie betekent het woord van een directeur veel meer. En is een praatje van de communicatieadviseur niet afdoende. Vragen beantwoorden van journalisten is dus een belangrijk onderdeel van jouw werk als bestuurder of directeur. Sterker nog, iedereen kijkt naar jou als een journalist in jullie organisatie is geïnteresseerd.

Goed voorbereid

Je kunt je als directeur afvragen: ‘Ben ik nog wel scherp als een cameraploeg mij overvalt?’ ‘Hou ik onder extreme druk nog steeds de controle over het interview?’ Mijn overtuiging is dat je leert door te ervaren. Oefen daarom veel. Ga aan de slag met een mediatrainer of met de communicatieadviseur met (fictieve) cases uit de praktijk. Kijk ook naar waar je al goed in bent en werk aan je valkuilen.

  • Ben je bijvoorbeeld een ‘flapuit’? Zorg dan dat je een goede richtlijnen hebt en hou je hier ook aan.
  • Nerveus voor een camera? Ga thuis eens oefenen met het maken van video’s. Die hoeven niet meteen op YouTube, maar presenteer ze eens aan je communicatieadviseur en vraag om feedback.
  • Klap je dicht? Bereid je goed voor. Lees artikelen van de journalist, zodat je een beetje weet wat je kunt verwachten. Verdiep je in het radioprogramma, podcast of tv-programma waar je voor uitgenodigd bent
  • Niet zeker van je zaak? Kom er dan later op terug. Overleg met je communicatieadviseur. Zeg geen dingen om ‘maar iets te zeggen’. Je kunt het namelijk niet meer terugnemen.

Vervolgstappen

Vaak is een interview de start van heel wat media-aandacht. Zeker in een situatie code oranje of rood. Plan daarom een vergadering na het interview. Geef in de vergadering aandacht aan de volgende punten:

  • Inventariseer welke vragen er nog kunnen volgen vanuit de media
  • Noteer wat je antwoord op deze vragen is
  • Wie moet er nog meer betrokken of geïnformeerd worden bij deze vragen? Denk bijvoorbeeld aan samenwerkingspartners.
  • Denk ook aan de timing. Wie moet je in welke volgorde informeren
  • Maak een gezamenlijke centrale boodschap
  • Zorg dat iedereen van deze boodschap op de hoogte is

In een volgend blog wil ik je graag vertellen waarom het belangrijk is om zelf contact met de media op te zoeken.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Media – neem je organisatie mee

Media – neem je organisatie mee

Grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Maak in jouw organisatie goede afspraken wie de media te woord staat, wat je zegt en hoe je dit aanpakt. Zo voorkom je onhandige uitspraken of onhandige situaties. Maar hoe pak je dit nu aan?

Aandacht voor de interne communicatie

De media is extern, maar vergeet ook de interne communicatie niet. Is jouw organisatie op de hoogte van het persbeleid? Maak duidelijk wat collega’s kunnen verwachten.

  • Maak het bespreekbaar in je organisatie en zet het met enige regelmaat op de agenda.
  • Deel het op intranet en zorg dat het voor iedereen helder is. Check dit ook.

Zorg ervoor dat collega’s die met de pers praten getraind zijn. Investeer in een mediatraining.  Niets is zo storend als een zenuwachtige spreker die voor de camera moet vertellen over een belangrijke issue of erger nog… wegloopt omdat hij niet goed voorbereid is.

Vergeet ook niet om de visie rondom het onderwerp intern te delen nadat de media de organisatie heeft benaderd. Plaats bijvoorbeeld een bericht op het intranet met een statement vanuit het bestuur of directie. Zo weet iedereen hoe de organisatie over een bepaald onderwerp denkt. Je kunt dit het beste doen bij code oranje.

Wat te doen in een crisissituatie?

In een crisissituatie (een code rood) zijn er complexe vraagstukken, gevoelige kwesties en items die groots (kunnen) worden opgepakt door de media. In dit soort situaties is het noodzakelijk om rustig te blijven. Overspannen reacties, mensen de deur wijzen en handen op de camera werken alleen maar averechts. Hoe boos je ook bent, probeer zo rustig en redelijk mogelijk te reageren. In dergelijke situaties is teamwerk cruciaal.

Ook hier kun je je dus op voorbereiden. Maak hier duidelijke afspraken over.

  • Wie moet wat weten?
  • Op welke wijze en timing?
  • Weet de receptie wat zij moeten doen als er een cameraploeg binnen staat? Of naar wie ze een belangrijke media-vraag moeten doorzetten?
  • Zorg daarom voor een goed script, waar alle belangrijke verantwoordelijke personen instaan met hun contactgegevens.

In een volgend blog geef ik je graag meer uitleg over waarom het zo belangrijk is om het bestuur het woord te laten voeren.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

media

Help, de media belt!

Als bestuurder of manager krijg je er vaak mee te maken, de media. Bij plotselinge media-aandacht kan een organisatie nog weleens in de paniek schieten of boos reageren. Want we weten allemaal dat de media een organisatie kan maken of breken. Het is daarom verstandig je van tevoren goed voor te bereiden.

“En nu?”

Deze vraag krijg ik regelmatig. En terecht. Ik adviseer altijd om een actief persbeleid op te stellen. Op deze manier manage je positieve (en negatieve) aandacht in de media. Zo heb je grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Je kunt je helaas nog zo goed voorbereiden, er kan altijd een issue ontstaan waar je van tevoren geen rekening mee hebt gehouden. Zorg er daarom voor dat een persbeleid ‘leidend’ is en niet ‘lijdend’.

Werken met verschillende scenario’s

Om je goed voor te bereiden op vragen van de media, is het verstandig om te werken met verschillende scenario’s. Wat gebeurt er als…? En wie is dan verantwoordelijk? Het werken met scenario’s is prettig voor de duidelijkheid binnen de organisatie. Iedereen weet wat er wordt verwacht.

Niet iedere vraag vanuit de media heeft echter dezelfde impact. Soms kan het een vrij eenvoudige vraag zijn, waarvan je het antwoord al hebt klaarliggen. Of waarvoor je alleen een persmap hoeft op te sturen. Maar soms staat de boel (soms letterlijk) in brand en dan kies je voor een andere media-aanpak.

Ik verdeel de scenario’s als volgt:

  • Code groen: kleine media vraag
  • Code oranje: gemiddelde media vraag/case
  • Code rood: media issue/crisis
  • Code goud: zelf media benaderen

Bij code groen en oranje kun je je heel goed van tevoren voorbereiden. Zorg ervoor dat men binnen de organisatie weet wie deze vragen beantwoordt. Maar denk ook na wat de stappen zijn als de pers begint met een kleine vraag, maar deze later in het traject een groter vraagstuk onder de aandacht brengt. Wat doe dan?

Zie het werken met scenario’s dus als een leidraad, maar houd voldoende ruimte over voor maatwerk mocht dat noodzakelijk zijn. In een volgend blog geef ik je graag meer tips hoe je deze scenario’s goed kunt inzetten en hoe je intern de juiste afspraken en taakverdeling maakt.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Van een passief naar een actief persbeleid

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juli 2019 is het thema: “Media”.

Van een passief naar een actief persbeleid

Ik adviseer organisaties om altijd de overstap te maken van een passief naar een actief persbeleid. Je wilt namelijk voorkomen dat de media je alleen weet te vinden als er sprake is van een negatieve situatie. Als je investeert in je persrelaties is de kans groter dat ze ook op andere momenten willen schrijven over jouw organisatie. In deze blog tips: hoe maak je de overgang naar een actief persbeleid?

Basis op orde

In de eerste plaats breng je jouw persbeleid op orde. Dat betekent dat je precies weet welke media en journalisten over jouw organisatie zouden kunnen communiceren. Maak een perslijst en werk deze met enige regelmaat bij.

Bedenk ook goed van te voren hoe je je perscontacten wil laten lopen. Hoe organiseer je de (telefonische) bereikbaarheid? Hoe moeten collega’s reageren als de media belt? Of als er een cameraploeg voor de deur staat. Dergelijke interne afspraken zijn de basis voor je persbeleid. Tip: KIS (keep it simple), zodat alle collega’s het gemakkelijk kunnen volgen.

Actieve contentkalender

Bekijk elk kwartaal op welke momenten je op een positieve wijze aandacht kunt vragen aan de media en beschrijf dit in een contentkalender. Net zoals je dat ook voor social media zou moeten doen. Train je mensen op het gebied van media; woordvoering, schrijven van een persuitnodiging of persbericht, hoe werkt media anno 2019?

Ga het gesprek aan

Met alleen een persbericht ga je het niet redden. Ga het gesprek aan met de belangrijkste journalisten in jouw werkgebied. Zorg dat ze jou en jouw organisatie kennen en weten te vinden. Doe dit niet eenmalig, maar investeer met regelmaat in jouw persrelaties. Als je dit doet dan heb je al de eerste goede stappen gezet naar een actief persbeleid.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Media issue – ook een intern vraagstuk

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juli 2019 is het thema: “Media”.

Media issue – ook een intern vraagstuk

Een media issue kan voelen als een storm. Ongetwijfeld gaat al jouw focus naar de externe profilering van jouw organisatie. Vergeet daarbij een zeer belangrijke doelgroep niet het oog, jouw collega’s.

Collega’s als een belangrijke doelgroep

Het is niet alleen netjes om jouw collega’s te informeren, het is ook noodzakelijk. In de eerste plaats wil je niet dat collega’s het nieuws moeten lezen in de krant of zien op het journaal. Je wilt ze zelf uitleg geven over de situatie en waar nodig een nuance aanbrengen. Zij zijn immers jouw ambassadeurs naar de buitenwereld. Zorg dat zij de situatie in de juiste context kunnen plaatsen. Daarnaast wil je ook voorkomen dat collega’s onjuiste uitspraken doen. Geef duidelijk aan hoe de lijn van woordvoering loopt en wat ze moeten doen als de media directe vragen stelt.

Wie doet de woordvoering?

Het is een misverstand dat de communicatieadviseur automatisch de woordvoering doet. Het is soms uitermate verstandig om iemand anders de woordvoering te laten doen. Bijvoorbeeld een bestuurder om te benadrukken hoe belangrijk het issue is voor de organisatie of een ervaringsdeskundige die alles in een betere context kan plaatsen. De rol van communicatieadviseur is adviseur, coach, gids, strateeg, analist soms ook uitvoerder. Denk vooraf hier goed over na en stel een actief persbeleid op.

Tot slot?

Heb je vragen over dit onderwerp? Ik denk graag met je mee info@loucommunicatie.nl.
Lees ook de blogs “Oeps … we zijn trending topic” en “Investeer in je relatie met de journalist” terug.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Investeer in je relatie met de journalist

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juli 2019 is het thema: “Media”.

Investeer in je relatie met de journalist

Ik las recentelijk in een artikel “journalisten ergeren zich aan woordvoerders van organisaties”, daar moest ik even over nadenken. Ik begreep het wel, de belangen van beide partijen zijn (over het algemeen) anders.

Alle soorten en maten

Vooropgesteld, journalisten zijn er in alle soorten en maten. Ik heb zelf journalisten meegemaakt die alleen een positief bericht wilde publiceren als je voor betaalde?! Of een journalist die weigerde de juiste feiten toe te voegen, want “dat was beter voor zijn artikel” en een journalist die een persoonlijk issue had met de organisatie en dat was leesbaar in haar artikelen. Zulke journalisten zijn er, maar over het algemeen kun je hele goede (werk)afspraken maken.

Wat is belangrijk in de relatie met een journalist

  • Investeer in je relatie, maak persoonlijk kennis, wees zichtbaar en laat de journalist weten hoe ze je het beste kunnen bereiken.
  • Maak duidelijke afspraken (ik bel je vanmiddag tussen 14.00 – 15.00 terug) en hou je daar ook aan.
  • Maak vooraf afspraken of je het artikel mag inzien en reageer dan alleen op onjuiste feiten. Helaas, je kan niet iets veranderen aan de schrijfstijl of de kop, zolang de feiten correct zijn.
  • Langlopend issue? Spreek dan af met de journalist dat je hem/haar benaderd als er ontwikkelen zijn en hou je hier ook aan.
  • Wees altijd eerlijk en geef feiten. Heb je bepaalde informatie niet (direct) beschikbaar geef dat ook eerlijk aan.
  • Doe vooraf intern goed onderzoek zodat je alle ins en outs kent of zorg dat een collega die inhoudelijk de materie goed kent de media te woord kan staan.

Tot slot?

Heb je vragen over dit onderwerp? Ik denk graag met je mee info@loucommunicatie.nl.
Lees ook de blog “Oeps … we zijn trending topic” terug.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Oeps…. We zijn trending topic!

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In juli 2019 is het thema: “Media”.

Oeps…. We zijn trending topic!

De aanleiding kan onverwachts zijn of je zag het eigenlijk al op je afkomen. Jouw organisatie staat in de spotlight en de media (lokaal, regionaal en/of landelijk) wil jouw aandacht. Social media gaat er ook nog mee aan de haal en ineens ben je trending topic. Dit kan elke organisatie overkomen. Of het item nu negatief of positief is, er komt veel op je af en wat is slim om te doen? Ik heb al heel wat (landelijke) persissues mogen begeleiden. Deze maand geef ik je tips en tricks op het gebied van media.

De dag dat de telefoon blijft gaan

Er gebeurt van alles in je organisatie of ze staan zelfs voor de deur. Je hebt het gevoel dat je geen tijd hebt om na te denken. Belangrijke tip, een goede communicatieadviseur (woordvoerder) is jouw gids. Dat betekent concreet dat je hier vooraf in moet investeren. Zorg voor de juiste mensen om je heen (in dienst of op afroep) en zorg voor goede trainingen van je eigen medewerkers.

(Social) media

Het vak is complexer geworden dankzij social media. Niet alleen journalisten zoeken antwoorden. Ook klanten, buurtbewoners, betrokkenen of geïnteresseerden willen van jou een reactie. Kennis van social media en het toepassen van de juiste strategie is daarbij erg belangrijk.

Kom nu direct in actie

Voorbereiding is key en daar kun je vandaag al mee beginnen. Realiseer een actief persbeleid en een calamiteitenplan. Denk vooraf goed na wat er moet gebeuren, daar heb je nu nog alle tijd voor.

Hulp nodig?

LOU communicatie heeft ruime ervaring met het opstellen van een persbeleid en/of een calamiteitenplan. Maar ik kan er ook voor je zijn als je ad hoc een adviseur nodig hebt. Ik heb diverse (landelijke) persissues mogen begeleiden, met name in het onderwijs en bij woningcorporaties. Je kunt mijn contactgegevens alvast opslaan: info@loucommunicatie.nl.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.

Relax! Het is de media

Ik zie mezelf nog zitten. Ik had meegekeken met mijn toenmalige senior, maar zelf daadwerkelijk de media te woord staan, dat had ik nog niet gedaan. Mijn senior ging op vakantie en om een lang verhaal kort te maken. Haar vliegtuig steeg op en ik had Powned aan de telefoon voor een item. WHAA!

Het item is uiteindelijk niet doorgegaan, maar ik heb gelijk een sprong in het diepe gemaakt qua woordvoering. Veel mensen vinden het spannend of vervelend om de media te woord te staan. Toch heb je meer in de hand dan je op het eerste gezicht zou denken.

Om in gedachten te houden:

  • “Journalisten zijn mensen die hun werk ook goed willen uitvoeren en ze zijn altijd in functie.”
  • Het zijn mensen (geruststellende gedachte)
  • Ze willen hun werk goed doen (deadlines halen, spraakmakende items maken)
  • Altijd in functie (off the record bestaat niet)
  • Probeer voor jezelf de rol van journalist voor te stellen, dan begreep je goed waar jij je winst kunt halen.

3 regels voor een prettige persrelatie:

  1. Kom altijd je afspraken na
    Beloof je die middag terug te bellen? Doen. Maak zo concreet mogelijke afspraken en kom deze na. Zorg dat je ook vooraf duidelijke afspraken maakt wat je voor publicatie mag zien/doen.
  2. Media gaat voor
    Stel vragen van de media niet uit. Een journalist heeft een deadline of jij nu meewerkt of niet.
  3. Geef voldoende (positieve) voeding
    Zorg dat journalisten een gedifferentieerd beeld hebben van jouw organisatie. Over het algemeen weten ze je wel te vinden als er iets misgaat, investeer ook juist om de andere kant te laten zien.

3 regels om het voor jezelf prettig te houden:

  1. Bewaar je rust
    Schiet niet in de stress als een journalist belt. Maak afspraken wanneer je terugbelt voor een inhoudelijke reactie en zoek eerst goed uit wat er aan de hand is. Stel een Q and A op en bereid je voor. Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat je altijd alleen feiten en waarheden vermeld.
  2. Organiseer het vooraf
    Heb je behoefte aan een training? Organiseer deze. En regel het ook goed in je organisatie. Wie staat de media te woord? Hoe gaan jullie om met een telefoontje? Maak vooraf duidelijke afspraken, zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.
  3. Oog voor details
    Je kunt alleen de woordvoering zelf doen als je echt weet wat er speelt. Oog voor details is belangrijk, zodat je niet wordt verrast in het gesprek met de journalist.

Ombuigen van een moeizame persrelatie:

Het is zeker mogelijk om een moeizame relatie met een journalist om te buigen. Wat je vaak merkt is dat er in het verleden niet altijd goed is omgegaan met de journalist. Ga persoonlijk het gesprek aan, beide partijen zijn namelijk geholpen met een goede relatie.

Maak een persplan:

Elke organisatie heeft een persplan nodig. In dit plan staat beschreven hoe je met de media omgaat, wie jouw persrelaties zijn en ook hoe je ervoor zorgt dat je met positieve berichten de media haalt. Heb je hulp nodig met het opstellen van een persplan? Of zoek je een goede adviseur voor je woordvoering? Mail of bel me gerust.

Doen en trainen:

Ik heb zelf veel geleerd door het te doen, maar ook door het te trainen. Het is goed als iemand meekijkt en je feedback geeft. Heb je behoefte aan een training voor jou of jouw team? Laat het dan weten. Ik denk graag met je mee wat er mogelijk is.

Blijf op de hoogte

Wil jij ook tips, tricks en meer ontvangen op het gebied van communicatie, social media en marketing? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van LOU communicatie.

Als je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief ga je akkoord met de Privacyverklaring.