media relaties persbeleid

Actief persbeleid – investeer in je relaties met de media

In de afgelopen blogs heb ik je laten zien hoe essentieel een persbeleid is voor een organisatie. Tijdens een crisissituatie, maar juist ook in goede tijden. Wat kun je doen om een goede relatie met de media te ontwikkelen?

Neem het initiatief

Neem als organisatie zelf het initiatief richting de media. Om te zorgen voor het juiste effect, maar ook voor je eigen geloofwaardigheid is het belangrijk om te kiezen voor een structurele benadering. Gewoon een paar keer per jaar lukraak een persbericht sturen gaat niet werken. Kwaliteit is daarbij belangrijker dan kwantiteit. Ga echt een relatie aan. Hierdoor krijgen ze een serieuzer beeld van jouw organisatie, blijf je ‘hangen’ en staan ze open voor jouw reactie tijdens een crisis.

Persrelatie opbouwen

Breng het medialandschap voor jouw organisatie goed in kaart. Zowel lokaal, regionaal als landelijk. Denk niet alleen aan de schrijvende media, maar richt je pijlen ook op radio, tv en natuurlijk niet te vergeten internet en social media. Werk deze lijst met regelmaat bij.

Bepaal de vijf belangrijkste kanalen voor jouw organisatie. Wie heeft het meeste invloed op jouw doelgroep? Wie benadert jouw organisatie nu al regelmatig voor een reactie? Enzovoorts. Met deze vijf kanalen (mogen er ook drie zijn) ga je een echte persrelatie opbouwen. Dat betekent dat je kennis gaat maken met de journalist, dat je de journalist regelmatig bijpraat, een kijkje geeft achter de schermen of als eerste een primeur gunt.

Persbericht

Wil je een persbericht versturen? Bedenk dan vooraf heel goed wat de nieuwswaarde is voor de lezer. Het is simpel: geen nieuwswaarde, geen plaatsing. Bekijk ook bij welke media kanalen je de grootste kans van slagen hebt.

Daarbij is het volgende handig:

  • Start altijd met: de 5 W’s+H (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe);
  • Benoem zowel in je kop als in je intro direct de nieuwswaarde;
  • Bedenk altijd “Whats in it for me?” vanuit de lezer;
  • Maak een koppeling naar je eigen missie;
  • Wees kort, concreet;
  • Pas op met afkortingen en jargon.

Benut de rustige momenten binnen jouw organisatie om aan die persrelaties te werken. Het vergt wat tijd, is niet direct meetbaar, maar je plukt er op de lange termijn absoluut de vruchten van. Niet alleen voor het plaatsen van het goede nieuws, maar juist ook in tijden van een crisis.

Alle blogs van januari over een ‘actief persbeleid’ nog eens teruglezen?

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Media directeur bestuur

“Ik wil graag de directeur zelf spreken”

Ook als directeur of bestuurder is het belangrijk om regelmatig je gezicht te laten zien. Het straalt autoriteit uit en zeker in een crisissituatie betekent het woord van een directeur veel meer. En is een praatje van de communicatieadviseur niet afdoende. Vragen beantwoorden van journalisten is dus een belangrijk onderdeel van jouw werk als bestuurder of directeur. Sterker nog, iedereen kijkt naar jou als een journalist in jullie organisatie is geïnteresseerd.

Goed voorbereid

Je kunt je als directeur afvragen: ‘Ben ik nog wel scherp als een cameraploeg mij overvalt?’ ‘Hou ik onder extreme druk nog steeds de controle over het interview?’ Mijn overtuiging is dat je leert door te ervaren. Oefen daarom veel. Ga aan de slag met een mediatrainer of met de communicatieadviseur met (fictieve) cases uit de praktijk. Kijk ook naar waar je al goed in bent en werk aan je valkuilen.

  • Ben je bijvoorbeeld een ‘flapuit’? Zorg dan dat je een goede richtlijnen hebt en hou je hier ook aan.
  • Nerveus voor een camera? Ga thuis eens oefenen met het maken van video’s. Die hoeven niet meteen op YouTube, maar presenteer ze eens aan je communicatieadviseur en vraag om feedback.
  • Klap je dicht? Bereid je goed voor. Lees artikelen van de journalist, zodat je een beetje weet wat je kunt verwachten. Verdiep je in het radioprogramma, podcast of tv-programma waar je voor uitgenodigd bent
  • Niet zeker van je zaak? Kom er dan later op terug. Overleg met je communicatieadviseur. Zeg geen dingen om ‘maar iets te zeggen’. Je kunt het namelijk niet meer terugnemen.

Vervolgstappen

Vaak is een interview de start van heel wat media-aandacht. Zeker in een situatie code oranje of rood. Plan daarom een vergadering na het interview. Geef in de vergadering aandacht aan de volgende punten:

  • Inventariseer welke vragen er nog kunnen volgen vanuit de media
  • Noteer wat je antwoord op deze vragen is
  • Wie moet er nog meer betrokken of geïnformeerd worden bij deze vragen? Denk bijvoorbeeld aan samenwerkingspartners.
  • Denk ook aan de timing. Wie moet je in welke volgorde informeren
  • Maak een gezamenlijke centrale boodschap
  • Zorg dat iedereen van deze boodschap op de hoogte is

In een volgend blog wil ik je graag vertellen waarom het belangrijk is om zelf contact met de media op te zoeken.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

Media – neem je organisatie mee

Media – neem je organisatie mee

Grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Maak in jouw organisatie goede afspraken wie de media te woord staat, wat je zegt en hoe je dit aanpakt. Zo voorkom je onhandige uitspraken of onhandige situaties. Maar hoe pak je dit nu aan?

Aandacht voor de interne communicatie

De media is extern, maar vergeet ook de interne communicatie niet. Is jouw organisatie op de hoogte van het persbeleid? Maak duidelijk wat collega’s kunnen verwachten.

  • Maak het bespreekbaar in je organisatie en zet het met enige regelmaat op de agenda.
  • Deel het op intranet en zorg dat het voor iedereen helder is. Check dit ook.

Zorg ervoor dat collega’s die met de pers praten getraind zijn. Investeer in een mediatraining.  Niets is zo storend als een zenuwachtige spreker die voor de camera moet vertellen over een belangrijke issue of erger nog… wegloopt omdat hij niet goed voorbereid is.

Vergeet ook niet om de visie rondom het onderwerp intern te delen nadat de media de organisatie heeft benaderd. Plaats bijvoorbeeld een bericht op het intranet met een statement vanuit het bestuur of directie. Zo weet iedereen hoe de organisatie over een bepaald onderwerp denkt. Je kunt dit het beste doen bij code oranje.

Wat te doen in een crisissituatie?

In een crisissituatie (een code rood) zijn er complexe vraagstukken, gevoelige kwesties en items die groots (kunnen) worden opgepakt door de media. In dit soort situaties is het noodzakelijk om rustig te blijven. Overspannen reacties, mensen de deur wijzen en handen op de camera werken alleen maar averechts. Hoe boos je ook bent, probeer zo rustig en redelijk mogelijk te reageren. In dergelijke situaties is teamwerk cruciaal.

Ook hier kun je je dus op voorbereiden. Maak hier duidelijke afspraken over.

  • Wie moet wat weten?
  • Op welke wijze en timing?
  • Weet de receptie wat zij moeten doen als er een cameraploeg binnen staat? Of naar wie ze een belangrijke media-vraag moeten doorzetten?
  • Zorg daarom voor een goed script, waar alle belangrijke verantwoordelijke personen instaan met hun contactgegevens.

In een volgend blog geef ik je graag meer uitleg over waarom het zo belangrijk is om het bestuur het woord te laten voeren.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid

media

Help, de media belt!

Als bestuurder of manager krijg je er vaak mee te maken, de media. Bij plotselinge media-aandacht kan een organisatie nog weleens in de paniek schieten of boos reageren. Want we weten allemaal dat de media een organisatie kan maken of breken. Het is daarom verstandig je van tevoren goed voor te bereiden.

“En nu?”

Deze vraag krijg ik regelmatig. En terecht. Ik adviseer altijd om een actief persbeleid op te stellen. Op deze manier manage je positieve (en negatieve) aandacht in de media. Zo heb je grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Je kunt je helaas nog zo goed voorbereiden, er kan altijd een issue ontstaan waar je van tevoren geen rekening mee hebt gehouden. Zorg er daarom voor dat een persbeleid ‘leidend’ is en niet ‘lijdend’.

Werken met verschillende scenario’s

Om je goed voor te bereiden op vragen van de media, is het verstandig om te werken met verschillende scenario’s. Wat gebeurt er als…? En wie is dan verantwoordelijk? Het werken met scenario’s is prettig voor de duidelijkheid binnen de organisatie. Iedereen weet wat er wordt verwacht.

Niet iedere vraag vanuit de media heeft echter dezelfde impact. Soms kan het een vrij eenvoudige vraag zijn, waarvan je het antwoord al hebt klaarliggen. Of waarvoor je alleen een persmap hoeft op te sturen. Maar soms staat de boel (soms letterlijk) in brand en dan kies je voor een andere media-aanpak.

Ik verdeel de scenario’s als volgt:

  • Code groen: kleine media vraag
  • Code oranje: gemiddelde media vraag/case
  • Code rood: media issue/crisis
  • Code goud: zelf media benaderen

Bij code groen en oranje kun je je heel goed van tevoren voorbereiden. Zorg ervoor dat men binnen de organisatie weet wie deze vragen beantwoordt. Maar denk ook na wat de stappen zijn als de pers begint met een kleine vraag, maar deze later in het traject een groter vraagstuk onder de aandacht brengt. Wat doe dan?

Zie het werken met scenario’s dus als een leidraad, maar houd voldoende ruimte over voor maatwerk mocht dat noodzakelijk zijn. In een volgend blog geef ik je graag meer tips hoe je deze scenario’s goed kunt inzetten en hoe je intern de juiste afspraken en taakverdeling maakt.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid