Je bent aan de slag gegaan met een eerste communicatieaanpak en een centrale boodschap. Wat is nu een slimme vervolgstap voor crisiscommunicatie?   

Informatie op één centraal punt

Creëer één centraal punt waar je alle belangrijke informatie kunt delen. Eén plek met alle belangrijke feiten en gegevens. Dat is niet alleen duidelijk voor jouw doelgroepen, het is ook prettig als je snel moet schakelen. Zijn er grote aanpassingen nodig tijdens de crisis? Dan hoef je dit niet op verschillende plekken te plaatsen. Dat regel je centraal. Het meest gebruikelijke is een website. Het liefst de website van je eigen organisatie met een hele duidelijke verwijzing op de homepage. Met een hele grote crisis kun je ook de homepage er in zijn geheel voor inrichten. Ondanks dat je de informatie deelt op je eigen website kun je ook kiezen voor een aangepast URL. Eén duidelijke URL kun je gemakkelijker communiceren via andere communicatiekanalen.  

QandA

Een andere handige zet is een lijst met veel gestelde vragen. Deze kun je ook tijdens het proces uitbreiden of aanpassen als je merkt dat er andere of aanvullende vragen leven bij jouw doelgroepen. Deze QandA (Question and Answer) is een onderdeel van jouw website.

Vragen

Communiceer proactief (zie vorige blogs) en probeer zoveel mogelijk vragen voor te zijn. Simpelweg omdat je waarschijnlijk geen tijd hebt om alle vragen te beantwoorden. Desondanks kunnen er altijd vragen zijn van de doelgroepen die je niet van tevoren hebt bedacht. Zorg voor een helder punt voor vragen. Wees ook transparant wat de doelgroep kan verwachten. Denk aan wachttijd en reactietermijn, maar ook over welke onderwerpen je wel iets moet communiceren en over welke onderwerpen niet. Geef dan (als dat mogelijk is) aan waar mensen wel moeten zijn.  

Overige communicatiemiddelen

Gebruik je overige communicatiemiddelen om mensen te verwijzen naar het centrale punt met alle informatie. Denk bijvoorbeeld aan je social media kanalen. Je kunt je centrale boodschap bijvoorbeeld wel delen op je  (social media) kanalen, maar voor meer informatie verwijs je naar de centrale website. 

Koppeling naar het Corona vraagstuk

“Was je handen en nies in je elleboog”. Dit was de start van de crisiscommunicatie omtrent Corona. Deze centrale boodschap heb je in alle soorten en maten voorbij zien komen. In filmpjes, in tekst, in animatie enzovoorts. Maar wilde je meer weten? Dan werd je doorverwezen naar een centrale website. 

In deze periode pas ik mijn content aan, in de hoop dat ik andere organisaties kan helpen. In het staartje van maart en in april wil ik tips en tricks delen op het gebied van crisiscommunicatie.  Lees ook de andere blogs: “Eerste communicatieaanpak en centrale boodschap”, Rust bewaren en prioriteiten stellen tijdens een crisissituatie” en “Crisisteam is de basis”.