Als bestuurder of manager krijg je er vaak mee te maken, de media. Bij plotselinge media-aandacht kan een organisatie nog weleens in de paniek schieten of boos reageren. Want we weten allemaal dat de media een organisatie kan maken of breken. Het is daarom verstandig je van tevoren goed voor te bereiden.

“En nu?”

Deze vraag krijg ik regelmatig. En terecht. Ik adviseer altijd om een actief persbeleid op te stellen. Op deze manier manage je positieve (en negatieve) aandacht in de media. Zo heb je grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Je kunt je helaas nog zo goed voorbereiden, er kan altijd een issue ontstaan waar je van tevoren geen rekening mee hebt gehouden. Zorg er daarom voor dat een persbeleid ‘leidend’ is en niet ‘lijdend’.

Werken met verschillende scenario’s

Om je goed voor te bereiden op vragen van de media, is het verstandig om te werken met verschillende scenario’s. Wat gebeurt er als…? En wie is dan verantwoordelijk? Het werken met scenario’s is prettig voor de duidelijkheid binnen de organisatie. Iedereen weet wat er wordt verwacht.

Niet iedere vraag vanuit de media heeft echter dezelfde impact. Soms kan het een vrij eenvoudige vraag zijn, waarvan je het antwoord al hebt klaarliggen. Of waarvoor je alleen een persmap hoeft op te sturen. Maar soms staat de boel (soms letterlijk) in brand en dan kies je voor een andere media-aanpak.

Ik verdeel de scenario’s als volgt:

• Code groen: kleine media vraag
• Code oranje: gemiddelde media vraag/case
• Code rood: media issue/crisis
• Code goud: zelf media benaderen

Bij code groen en oranje kun je je heel goed van tevoren voorbereiden. Zorg ervoor dat men binnen de organisatie weet wie deze vragen beantwoordt. Maar denk ook na wat de stappen zijn als de pers begint met een kleine vraag, maar deze later in het traject een groter vraagstuk onder de aandacht brengt. Wat doe dan?

Zie het werken met scenario’s dus als een leidraad, maar houd voldoende ruimte over voor maatwerk mocht dat noodzakelijk zijn. In een volgend blog geef ik je graag meer tips hoe je deze scenario’s goed kunt inzetten en hoe je intern de juiste afspraken en taakverdeling maakt.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid