Grip op de media, ook als deze ongelegen komt. Maak in jouw organisatie goede afspraken wie de media te woord staat, wat je zegt en hoe je dit aanpakt. Zo voorkom je onhandige uitspraken of onhandige situaties. Maar hoe pak je dit nu aan?
Aandacht voor de interne communicatie
De media is extern, maar vergeet ook de interne communicatie niet. Is jouw organisatie op de hoogte van het persbeleid? Maak duidelijk wat collega’s kunnen verwachten.
- Maak het bespreekbaar in je organisatie en zet het met enige regelmaat op de agenda.
- Deel het op intranet en zorg dat het voor iedereen helder is. Check dit ook.
Zorg ervoor dat collega’s die met de pers praten getraind zijn. Investeer in een mediatraining. Niets is zo storend als een zenuwachtige spreker die voor de camera moet vertellen over een belangrijke issue of erger nog… wegloopt omdat hij niet goed voorbereid is.
Vergeet ook niet om de visie rondom het onderwerp intern te delen nadat de media de organisatie heeft benaderd. Plaats bijvoorbeeld een bericht op het intranet met een statement vanuit het bestuur of directie. Zo weet iedereen hoe de organisatie over een bepaald onderwerp denkt. Je kunt dit het beste doen bij code oranje.
Wat te doen in een crisissituatie?
In een crisissituatie (een code rood) zijn er complexe vraagstukken, gevoelige kwesties en items die groots (kunnen) worden opgepakt door de media. In dit soort situaties is het noodzakelijk om rustig te blijven. Overspannen reacties, mensen de deur wijzen en handen op de camera werken alleen maar averechts. Hoe boos je ook bent, probeer zo rustig en redelijk mogelijk te reageren. In dergelijke situaties is teamwerk cruciaal.
Ook hier kun je je dus op voorbereiden. Maak hier duidelijke afspraken over.
- Wie moet wat weten?
- Op welke wijze en timing?
- Weet de receptie wat zij moeten doen als er een cameraploeg binnen staat? Of naar wie ze een belangrijke media-vraag moeten doorzetten?
- Zorg daarom voor een goed script, waar alle belangrijke verantwoordelijke personen instaan met hun contactgegevens.
In een volgend blog geef ik je graag meer uitleg over waarom het zo belangrijk is om het bestuur het woord te laten voeren.
LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In januari 2020 is het thema: Een actief persbeleid