Hoe kun je voorzien in de informatiebehoefte van 1500 collega’s op meer dan 52 locaties? Eén van de eerste vraagstukken toen ik werkzaam was bij De Haagse Scholen. Tof vraagstuk! In de eerste week na de zomervakantie van 2018 is JIP (Jouw Informatie Punt) gelanceerd. Heb je ook ambities om een dergelijk traject op te zetten? Lees hier mijn ervaring en tips!

“We” lanceren JIP

Draagvlak is essentieel bij dergelijke trajecten. Het moet niet ‘een feestje’ worden van communicatie of ICT. Het moet gedragen worden in de organisatie. Waarbij ik natuurlijk wel zo realistisch ben om te realiseren dat je nooit 100% enthousiasme ophaalt. Met stip op 1 staat de samenwerking tussen ICT en communicatie.

We hebben echt samengewerkt en vooraf duidelijke werkafspraken gemaakt.

Onze uitgangspunten:

1. De gebruiker staat altijd centraal
2. Het is technisch haalbaar en realistisch

Beide uitgangspunten gaven rust in de groep. ICT wist dat er geen ‘bizarre’ ideeën werden bedacht en communicatie wist dat de gebruiker altijd centraal stond.
De projectgroep is de basis, maar zonder een gebruikersgroep geen JIP. Je moet weten wat er speelt, welke informatiebehoefte er is in de organisatie. Kortom wat wil de gebruiker echt! We hebben iedereen in de organisatie de kans gegeven om mee te praten. Van hoog naar laag, van links naar rechts. En dat was eerlijk gezegd een uitdaging. Niet dat de wil er niet was, maar tijd is schaars in het onderwijs. Daarom mijn tips: hou de sessies kort en plezierig, geef vooraf duidelijk aan wat je gaat bespreken en luister! Daarbij heeft het bestuur van De Haagse Scholen ons ook de vrijheid gegeven om het project als zodanig uit te voeren.

JIP is slechts de eerste stap

Tijdens de sessies met de gebruikers hebben we heel veel input gekregen. Daarbij bleek dat de vraag groter was dan het oorspronkelijke idee, het verstrekken van informatie. Collega’s willen meer ‘kunnen’ met de beschikbare applicaties en vooral ook collega’s bij andere scholen beter leren kennen. Meer gebruik maken van elkaars expertise en niet steeds zelf het wiel moeten uitvinden.

“Wellicht weet collega X al alles over lessen op het gebied van social media terwijl jij daar nog mee moet starten. Daarentegen, wellicht kan jij deze collega weer helpen met jouw kennis op het gebied van rekenonderwijs.“

JIP is daarom stap 1 in het overkoepelende project “Slim (samen)werken”. Waarbij we collega’s in stap 2 slimmer leren werken met de tools van Office365 en in stap 3 collega’s vooral slimmer willen laten samenwerken.

Ontstaan van JIP

Terug naar JIP. We hebben alle collega’s gevraagd om een naam te verzinnen voor een nieuw intranet. We waren specifiek op zoek naar een ‘persoonlijke’ naam om het intranet ook persoonlijk te kunnen framen. Daarbij heeft JIP ook echt een gezicht gekregen, welke herkenbaar is in alle communicatie-uitingen.

Communicatie is geen afzender

Het is passé om te denken dat alleen de communicatieadviseur teksten kan publiceren. We laten de experts zelf aan het woord, zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen content. Mooi als je gewoon zelf je nieuws kunt delen en niet hoeft te wachten op akkoord van de communicatieafdeling. Om collega’s te helpen bij het schrijven van interessante content en vooral om collega’s te laten zien waar de ‘nieuwswaarde’ zit in een project heb ik de training bedrijfsjournalistiek ontwikkeld.

Vervolg traject

In de voorafgaande weken voor de lancering hebben we collega’s al wekelijks geïnformeerd. Er zijn korte video’s gerealiseerd die per ‘aflevering’ uitgaan van één vraag van de gebruiker. We zeggen bijvoorbeeld niet “zo werkt Delve”, maar “hoe kan ik zelf mijn profiel wijzigen?”. Bij elke film hoort ook een instructiekaart, zodat de gebruikers ook rustig de informatie kunnen nalezen. Deze lijn zetten we voort tijdens het hele traject. Daarbij blijven we de gebruikers vragen om input.

Zelf aan de slag? Enkele tips:

• Zorg voor tijd, budget en expertise om voldoende draagvlak te realiseren. Dit is essentieel voor het laten slagen van je project.
• Zet je gebruiker centraal – luister goed naar de wensen
• Blijf de gebruiker betrekken tijdens het gehele traject
• Doseer! Mensen zijn druk, dus werk stap voor stap
• Zorg voor een aantrekkelijke, heldere en toegankelijke communicatielijn
• Zorg voor een duidelijke frequentie
• Maak veel plezier!