Je hebt er ongetwijfeld al eentje gevolgd de laatste tijd, een online event of webinar. Zelfs als alle maatregelen komen te vervallen en we elkaar weer ‘gewoon’ mogen zien, ben ik van mening dat online events nog steeds worden georganiseerd. Mijn ervaring met online events is heel wisselend. De intentie is altijd goed, maar het komt niet altijd goed uit de verf. Recentelijk heb ik er ook weer één gevolgd die mij direct inspireerde voor dit nieuwe thema: hoe organiseer je een online event met impact?
Niet alleen zenden
Wat je bij elk event wilt voorkomen (en dus ook online) is alleen maar zenden. Een event draait om interactie. In de volgende blog geef ik je meer praktische tips hoe je kunt zorgen voor goede en effectieve interactiemomenten tijdens je event. Maar er is meer.
Hoe begin je?
Laten we beginnen met de basis. Een online event draait in eerste instantie om inhoud en om de mensen waarvoor je het event wilt organiseren. Als je inhoud niet klopt, niet aanslaat bij de doelgroep of niet sterk is neergezet, dan kun je een succesvol event vergeten.
Dus maak echt tijd om dit heel goed uit te werken.
- Wie zijn de mensen in mijn doelgroep?
- Wat is het kennisniveau van deze mensen over dit onderwerp?
- Waarom zouden ze zich hebben ingeschreven voor dit event?
- Wat kan ik bieden over dit onderwerp?
- Wat breng ik voor vernieuwends?
- Etc.
Draaiboek
Op basis van de inhoud en de doelgroep analyse kan je de volgende stap zetten. Het is tijd om een echt draaiboek in elkaar te zetten. Hoe ziet je programma er uit? Waar zitten de interactiemomenten? Hoe regel je de techniek? Wat is je plan B en C als er zaken misgaan? Het uitwerken van een concreet draaiboek zorgt ervoor dat je niet met je mond vol tanden komt te staan als je presentatie niet helemaal werkt.
De juiste persoon voor de camera
Je moet goed nadenken over de presentatie van je event. Wie zet je voor de camera? Je kunt het zelf doen, maar heb je nog geen ervaring dan zou ik in ieder geval ‘proefdraaien’ voor een kleine groep. Je kunt ook denken aan een duo presentatie of afwisseling in gasten. Dat maakt het event direct dynamisch en aantrekkelijk om te volgen. Hiernaast kun je natuurlijk een ‘echte’ presentator inhuren. Valkuil hierbij kan zijn dat het wat minder persoonlijk wordt (wellicht kiezen mensen bewust voor jou) of dat de presentator niet alles weet over het onderwerp waar jij het over wilt hebben. Kortom, maak ook hierin slimme keuzes.
Vergeet de moderator niet
Een andere belangrijke rol is de rol van moderator. Iemand die jou kan helpen tijdens de presentatie bijvoorbeeld de juiste vragen haalt uit de chat. Het is nagenoeg onmogelijk om beide rollen tegelijk goed te doen. Het is prettig als de moderator wat technische kennis heeft en mensen verder kan helpen als dat nodig is, maar het is ook prettig als de moderator meer weet van het onderwerp, zodat de eerste vragen al direct kunnen worden beantwoord in de chat.
Voor de basis zet je dus de volgende stappen:
- Inhoud uitgediept en in kaart gebracht.
- Doelgroep en verwachtingen van de doelgroep goed in beeld.
- Draaiboek (alternatief plan B of C).
- Presentator voor het event.
- Sterke moderator.
In de volgende blog laat ik je meer zien over interactie tijdens je event.