Nu we alle belangrijkste partners op een rij hebben, willen we deze natuurlijk bij het plan betrekken. Je creëert draagvlak door de partners goed te informeren en voor te bereiden over je plan. Dit doe je natuurlijk niet lukraak, maar vertaal naar je een communicatiestrategie.

Hoe ga je de belangrijkste partners betrekken?

Het is belangrijk dat de lijst met partners die je eerder in kaart hebt gebracht, tijdig geïnformeerd worden. Door dit vroeg te doen, geef je ze de tijd om bijvoorbeeld aan een idee te wennen of zich voor te bereiden op een eventuele verandering. Hoe langer je hiermee wacht, hoe meer personen zich ‘overvallen’ voelen door het nieuws. En daarmee creëer je geen draagvlak, maar juist weerstand.

Ontwikkel een communicatiestrategie en denk na welke communicatiemiddelen daarbij passen. Soms kan dat via een e-mailbericht, maar vaak is er intensievere communicatie nodig. Doe dit niet één keer. Hou je partners regelmatig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Is er ruimte om actief mee te denken?

Als je de partners laat participeren in het veranderproces, is de kans op het creëren van draagvlak veel groter dan wanneer je alleen informatie communiceert. Plan bijvoorbeeld eens een brainstormsessie met een groepje belangrijke partners. Zo voelen mensen zich niet alleen betrokken, maar worden ze enthousiast gemaakt voor je plan. En is het niet meer alleen jouw plan, maar een plan van iedereen. Steek daarom de koppen bij elkaar!

Denk in oplossingen

Als je plan veel veranderingen met zich meebrengt, kun je veel weerstand verwachten. Mensen houden  niet van verandering. Zorg ervoor dat je van tevoren goed hebt nagedacht over het ‘waarom’ van je plan. Laat duidelijk en helder zien waarom verandering noodzakelijk is. En denk hierbij zoveel mogelijk in oplossingen.

Door de juiste partners zo vroeg mogelijk aan te haken heb je hierdoor ook veel kennis in huis om eventuele problemen alvast te tackelen. Maak gebruik van de kennis in je groep. En ook hier voelen partners zich echt gehoord en denken dan graag met je mee.

Niet alleen de feedback de interne spelers is belangrijk, ook andere betrokkenen kunnen je vaak waardevolle tips en adviezen geven.

Draagvlak creëren, de valkuilen

Het is echt een uitdaging om draagvlak te creëren. Hieronder een paar geheugensteuntjes die je hierbij kunnen helpen:

• Ga niet te snel. We zijn allemaal enthousiast als het om een nieuw plan gaat. Maar jij kunt wel zover zijn en het managementteam ook, maar de andere spelers zijn nog niet zover. Geef ze voldoende tijd en informatie om aan het plan te wennen. Zorg dat het niet rauw op hun dak valt.
• Wees niet te zakelijk. Geef ruimte voor emotie. Kijk niet alleen naar de cijfers, maar zet de mens centraal. Kijk naar de mensen achter de organisaties en begrijp wat er in ze omgaat. Dat kun je alleen weten door het gesprek aan te gaan.

Als het je is gelukt om draagvlak te creëren voor je plan, kun je het ook echt gaan uitvoeren. Want het is een stuk gemakkelijker om het uit te voeren als je iedereen aan boord hebt.

Vergeet ook niet om tussentijds te monitoren of het allemaal wel volgens plan gaat. En achteraf? Wat zijn de leermomenten? En wat wil je de volgende keer anders aanpakken? Zijn er nog partijen die op de hoogte gehouden moeten worden? Ik wil hier in mijn volgende blog wat dieper op ingaan.

LOU communicatie heeft de ambitie om elke maand te bloggen over één bepaald thema. In februari 2020 is het thema: Het creëren van draagvlak.